Hedy AI protege los datos de sus reuniones con estándares europeos de privacidad

Hedy AI ha implementado el marco contractual y técnico para respaldar el procesamiento lícito y conforme de datos personales bajo el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la Unión Europea. Esto significa que nuestros usuarios, ya sea en Berlín, Barcelona o Buenos Aires, pueden utilizar Hedy con la confianza de que sus datos de conversación se gestionan de acuerdo con uno de los marcos de privacidad más estrictos del mundo. Este marco proporciona todas las garantías necesarias para utilizar Hedy AI como encargado del tratamiento bajo la legislación europea de protección de datos.

Lo que realmente significa el cumplimiento del GDPR para las herramientas de IA

Cuando utiliza un coach de reuniones con IA como Hedy, está compartiendo transcripciones de conversaciones, información sobre reuniones y datos empresariales potencialmente sensibles. El cumplimiento del GDPR no se trata solo de marcar casillas regulatorias, sino de establecer garantías concretas para estos datos.

Para las aplicaciones de IA en particular, el GDPR presenta desafíos únicos. A diferencia de los servicios simples de almacenamiento de datos, las herramientas de IA procesan y analizan su información para generar conocimientos. Esto requiere una consideración cuidadosa de:

• Cómo fluyen los datos entre su dispositivo y los sistemas de procesamiento de IA
• Qué ocurre con sus transcripciones después de ser analizadas
• Cómo los proveedores de IA de terceros manejan su información
• Su capacidad para controlar, exportar o eliminar sus datos

Una base sólida para empresas europeas

Las organizaciones europeas ahora pueden confiar en un marco reforzado de encargado del tratamiento que les respalda en el cumplimiento de sus propias obligaciones bajo el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR). Como siempre, la responsabilidad final del cumplimiento del GDPR recae en el cliente como responsable del tratamiento; Hedy AI proporciona las garantías requeridas del lado del encargado.

Lo que hemos implementado

Para proporcionar una base sólida para el uso conforme al GDPR de Hedy AI, hemos establecido y publicado los siguientes componentes contractuales y técnicos:

Adenda de procesamiento de datos (Art. 28 GDPR)

Nuestra Adenda de procesamiento de datos define exactamente cómo gestionamos sus datos como encargado del tratamiento. Este acuerdo legalmente vinculante garantiza que solo procesamos datos según sus instrucciones y para los fines específicos que usted ha autorizado, concretamente, proporcionarle inteligencia de reuniones en tiempo real.

Cláusulas contractuales tipo de la UE (Módulo 2, 2021/914)

Las SCC se incluyen como mecanismo de transferencia para datos personales enviados desde la UE/EEE a los Estados Unidos. Estas cláusulas obligan contractualmente a Hedy AI a mantener protecciones de nivel europeo y garantizan derechos exigibles para los interesados.

Medidas técnicas y organizativas (Art. 32 GDPR)

Hemos documentado e implementado medidas de seguridad integrales que incluyen:

• Cifrado de extremo a extremo para datos en tránsito y en reposo
• Zero Data Retention donde sea posible
• Controles de acceso estrictos y protocolos de autenticación
• Auditorías de seguridad y evaluaciones de vulnerabilidades periódicas
• Políticas claras de retención y eliminación de datos
• Procedimientos de respuesta ante incidentes
• Salvaguardas de infraestructura

Evaluación de impacto de transferencia (TIA)

Hemos realizado una evaluación exhaustiva del impacto de transferencia que evalúa las leyes y prácticas estadounidenses relevantes que afectan el acceso a datos personales europeos transferidos. Basándonos en la TIA inicial, hemos identificado pasos de mitigación de riesgos e implementado medidas adicionales para proteger sus datos. Esta evaluación, disponible en nuestro Trust Center, demuestra cómo protegemos los datos de la UE incluso cuando cruzan fronteras.

Transparencia de subencargados (Art. 28(2) y (4) GDPR)

Todos los subencargados están vinculados contractualmente a las mismas protecciones, completamente documentados y listados con sus respectivos roles. Los cambios siguen el proceso legalmente requerido de notificación y objeción.

Lo que esto significa para diferentes usuarios

Para empresas europeas

Las empresas europeas pueden utilizar Hedy dentro de su propio marco de cumplimiento del GDPR y evaluación de conformidad. La documentación que proporcionamos, incluyendo DPA, SCC, medidas técnicas y organizativas y nuestra TIA, ayuda a los equipos de cumplimiento a evaluar e integrar Hedy en sus procesos existentes de protección de datos.

Para la salud y sectores regulados

Nuestro marco alineado con el GDPR es un paso importante hacia la habilitación del uso responsable de Hedy en entornos regulados. Aunque las certificaciones adicionales como HIPAA y SOC 2 Type 2 están en preparación (previstas para el segundo trimestre de 2026), las garantías del GDPR que hemos implementado ya proporcionan una base sólida para organizaciones con requisitos elevados de protección de datos.

Para profesionales individuales

Sus transcripciones de reuniones, información y datos personales se procesan bajo garantías claras. Usted mantiene el control total sobre su información con la capacidad de acceder, exportar o eliminar sus datos en cualquier momento, y cuenta con total transparencia sobre cómo y por qué se procesan.

Las responsabilidades del cliente permanecen sin cambios

Para garantizar el pleno cumplimiento del GDPR, los clientes deben seguir cumpliendo con sus propias obligaciones como responsables del tratamiento. Estas incluyen, entre otras:

• establecer una base legal para el procesamiento,
• proporcionar información de transparencia a los interesados,
• mantener registros de actividades de procesamiento,
• implementar procedimientos internos de acceso y eliminación,
• realizar evaluaciones de impacto (DPIA) cuando sea necesario.

Nuestro marco está específicamente diseñado para respaldar estas obligaciones y proporcionar todas las garantías del lado del encargado requeridas por el GDPR.

Diseñado para el cumplimiento, construido para la confianza

Con este marco, Hedy AI ofrece una configuración completa de cumplimiento del lado del encargado: contractual, técnica y organizativa. Combinado con las propias medidas de cumplimiento del cliente como responsable del tratamiento, Hedy AI puede utilizarse para el procesamiento de datos personales en plena conformidad con la legislación europea de protección de datos.

Comprender la documentación de cumplimiento

Sabemos que los documentos legales pueden ser densos. Para ayudarle a navegar nuestro marco de cumplimiento del GDPR, hemos creado una guía completa que le acompaña a través de cada documento y sus responsabilidades como responsable del tratamiento.

Acceda a nuestra “Guía para cumplir con su responsabilidad GDPR al utilizar Hedy AI”:

• Versión en inglés
• Versión en alemán

Esta guía proporciona una lista de verificación práctica para revisar nuestra Adenda de procesamiento de datos, evaluación de impacto de transferencia, medidas técnicas y organizativas, y lista de subencargados. Está diseñada para ayudar a su equipo de cumplimiento a completar eficientemente su evaluación GDPR y los requisitos de documentación.

Implementación para organizaciones

Si utiliza Hedy dentro de su organización, así es como puede garantizar el cumplimiento del GDPR por su parte:

1. Revise y apruebe nuestra DPA y sus anexos
2. Documente su evaluación de nuestra evaluación de impacto de transferencia
3. Verifique que nuestras medidas técnicas y organizativas cumplan con sus requisitos de seguridad
4. Revise y apruebe nuestra lista actual de subencargados
5. Establezca un proceso para revisar los cambios de subencargados

Proporcionamos orientación detallada en nuestro Trust Center para ayudar a su equipo de cumplimiento a completar estos pasos.

Privacidad por diseño, no por obligación

El cumplimiento del GDPR representa nuestro compromiso con el desarrollo centrado en la privacidad. Cuando construimos la función de sugerencias automáticas de Hedy, la diseñamos para procesar conversaciones sin almacenar datos innecesarios. Cuando implementamos los temas para organizar sesiones, nos aseguramos de que los usuarios mantuvieran control total sobre sus conversaciones agrupadas.

Este enfoque, privacidad por diseño en lugar de cumplimiento retroactivo, significa que los principios del GDPR están integrados en cómo funciona Hedy, no solo en cómo lo documentamos.

Próximos pasos

El cumplimiento del GDPR es un hito en nuestro compromiso continuo con la protección de datos. Actualmente estamos trabajando en:

• Certificación SOC 2 Type 2: Prevista para el segundo trimestre de 2026, proporcionando validación de terceros de nuestros controles de seguridad
• Cumplimiento HIPAA: También previsto para el segundo trimestre de 2026, habilitando a las organizaciones de salud para utilizar Hedy
• Residencia regional de datos: Explorando opciones para almacenamiento de datos específico en la UE

Acceda a la documentación

Toda la documentación de cumplimiento del GDPR está disponible en nuestro Trust Center, accesible a través de la configuración de su cuenta de Hedy. Si aún no es cliente pero necesita revisar nuestro marco de cumplimiento, solicite acceso en trust.hedy.ai.

¿Preguntas sobre nuestro cumplimiento del GDPR o prácticas de protección de datos? Contacte a nuestro equipo de protección de datos a través del Trust Center o envíe un correo electrónico a privacy@hedy.ai.