Residencia de datos en la UE para Hedy: su coach de IA para reuniones, ahora con almacenamiento de datos europeo

Hedy es ahora un asistente de IA para reuniones con cumplimiento del RGPD y residencia completa de datos en la UE. A partir de la versión 2.15, los nuevos usuarios eligen dónde residen sus datos de conversación: la Unión Europea o Estados Unidos. Si elige Europa, sus conversaciones se almacenan en servidores ubicados físicamente en la UE.

Por qué la residencia de datos en la UE importa para las herramientas de IA en reuniones

Hedy procesa conversaciones reales. Sesiones de estrategia empresarial, llamadas de coaching, entrevistas de trabajo, consultas legales, negociaciones con clientes. El contenido de esas conversaciones es sensible, y dónde residen esos datos físicamente no es un detalle trivial.

Considere un consultor en Viena discutiendo estrategia empresarial confidencial con un cliente. O un coach en Berlín dirigiendo una sesión de desarrollo de liderazgo. O un periodista en Ámsterdam realizando una entrevista sensible con una fuente. Estas son conversaciones donde la residencia de datos no es una cuestión de política abstracta. Afecta directamente a si estos profesionales pueden utilizar la herramienta.

Para los profesionales europeos, la soberanía de datos se ha convertido en un requisito práctico. Muchas organizaciones solo pueden adoptar herramientas de IA que almacenen datos personales dentro de las fronteras de la UE. El RGPD establece el marco regulatorio, pero más allá del cumplimiento, las personas simplemente quieren saber que sus conversaciones no están en un servidor en otro continente.

Construimos la residencia de datos en la UE porque nuestros usuarios europeos lo solicitaron y porque era lo correcto.

Cómo funciona la residencia de datos en la UE en Hedy

Cuando los nuevos usuarios se registran en Hedy, ven una elección sencilla durante la configuración inicial: Unión Europea o Estados Unidos. Hedy sugiere una región basándose en la ubicación del usuario, pero la elección es suya. Una vez seleccionada, esa región es permanente.

Para los usuarios que eligen la UE, todos los datos de conversación se procesan y almacenan en servidores europeos. Esto incluye grabaciones de sesiones, transcripciones, resúmenes, highlights, temas, historial de chat, contextos personalizados y preferencias de usuario.

El almacenamiento en la nube de las conversaciones solo se aplica a los usuarios que tienen activada la sincronización en la nube. Los usuarios sin sincronización en la nube tienen sus conversaciones almacenadas exclusivamente en su propio dispositivo. La elección de residencia de datos determina adónde van sus datos si utiliza la sincronización en la nube.

Algunos servicios operativos permanecen en EE. UU. para todos los usuarios: autenticación de cuentas, facturación de suscripciones y monitorización de errores. Nuestros proveedores de servicios de correo electrónico también están en EE. UU., lo que significa que los correos de resumen automático que incluyen resúmenes de sesiones y notas se envían a través de infraestructura estadounidense. Si esto le preocupa, puede desactivar los correos de resumen automático en su configuración y revisar el contenido de las sesiones directamente en la app, donde permanece en la región elegida. Esta separación entre el almacenamiento de conversaciones y los servicios operativos se especifica en nuestra política de privacidad.

Un enfoque sin bot y en el dispositivo para la privacidad de las conversaciones

La mayoría de los asistentes de IA para reuniones funcionan uniéndose a su llamada como un bot participante visible, grabando todo y enviándolo a sus servidores para su procesamiento. Hedy funciona de forma diferente.

El reconocimiento de voz de Hedy se ejecuta localmente en su dispositivo. Su audio se transcribe en su teléfono, tableta u ordenador sin enviarse a ningún sitio. No hay ningún bot uniéndose a su reunión. Ningún participante externo aparece en su llamada. Nadie al otro lado de la conversación necesita saber que está usando Hedy.

Este enfoque en el dispositivo significa que, para muchos usuarios, la parte más sensible del proceso, la conversión de voz a texto, nunca toca un servidor. Ocurre completamente en hardware que usted controla.

Cuando Hedy genera resúmenes, sugerencias automáticas o información, sus datos de conversación se envían a nuestros socios de procesamiento de IA para su análisis. Se procesan en memoria, no se almacenan en sus servidores, y nunca se utilizan para entrenar modelos de IA. Tenemos acuerdos vinculantes con todos los proveedores de IA que prohíben cualquier uso de sus datos para el entrenamiento de modelos.

Para los usuarios que seleccionan la región de la UE, este procesamiento de IA también se realiza a través de infraestructura europea. Así que sus conversaciones no solo se almacenan en Europa, sino que también se analizan allí.

Residencia de datos en la UE para nuevos usuarios y usuarios existentes

Los nuevos usuarios que se registran en Hedy 2.15 o posterior eligen su región de datos durante la configuración inicial. Si seleccionan la UE, tanto sus datos de conversación almacenados como su procesamiento de IA se realizan en Europa automáticamente.

Los usuarios existentes que se registraron antes de la v2.15 no están obligados a cambiar nada. Sus datos almacenados permanecen en servidores de EE. UU., que es donde siempre han estado. Sin embargo, los usuarios existentes pueden optar por el procesamiento de IA en la UE actualizando su preferencia de región en las Preferencias de Privacidad dentro de la Configuración de Cuenta. Esto dirige el análisis futuro de IA a través de infraestructura europea. No migra las conversaciones previamente almacenadas a servidores de la UE.

Actualmente no disponemos de una herramienta para mover datos almacenados entre regiones. Si un usuario existente necesita la residencia completa de datos en la UE tanto para almacenamiento como para procesamiento, el camino actual es crear una nueva cuenta y seleccionar la región de la UE durante la configuración inicial. Nuestro equipo de soporte puede ayudar a migrar su licencia Pro a la nueva cuenta. También estamos evaluando opciones para exportar e importar datos de sesiones entre cuentas para facilitar esta transición.

Parte de un esfuerzo más amplio de cumplimiento del RGPD

La residencia de datos en la UE es una pieza de nuestro trabajo continuo para hacer de Hedy un coach de IA para reuniones viable y conforme al RGPD para organizaciones con requisitos estrictos de gobernanza de datos. Nuestras certificaciones SOC 2 Type II y HIPAA se encuentran actualmente en sus períodos de observación, con finalización prevista para el segundo trimestre de 2026. La documentación completa de cumplimiento del RGPD, incluyendo nuestro Anexo de Procesamiento de Datos, Evaluación de Impacto de la Transferencia, Medidas Técnicas y Organizativas, y lista de subencargados, está disponible a través de nuestro Trust Center en trust.hedy.ai.

Proporcionamos el marco y la infraestructura para un uso de Hedy conforme al RGPD. Como establece el RGPD, las organizaciones que usan Hedy siguen siendo responsables de sus propias obligaciones como responsables del tratamiento, incluyendo establecer su base legal para el procesamiento y gestionar los derechos de los interesados. La documentación de nuestro Trust Center incluye una lista de verificación detallada para ayudar a los clientes a cumplir estas responsabilidades.

En resumen

Sus conversaciones son suyas. Dónde se almacenan debería ser su elección. Con la residencia de datos en la UE, el reconocimiento de voz en el dispositivo y la ausencia de bots en sus llamadas, Hedy ofrece a los profesionales europeos un nivel de privacidad en sus conversaciones que la mayoría de las herramientas de IA para reuniones simplemente no pueden igualar.

Actualice a Hedy 2.15 o posterior y elija su región durante la configuración inicial. ¿Ya es usuario? Compruebe sus Preferencias de Privacidad en la Configuración de Cuenta.