Dateien und Fotos in Hedy: Was Sie für Verkaufsgespräche, Bewerbungsgespräche und mehr hinzufügen
Wo Sie Dokumente und Fotos in Hedy hinzufügen, welche Unterlagen bei Verkaufsgesprächen, Bewerbungsgesprächen, Kundenterminen und im Unterricht helfen und wie Sie Hedy dazu befragen.
Hedy hört das Gespräch. Vieles, was Sie in einem Meeting brauchen, steht aber woanders: in der Preisliste, auf die Sie sich beziehen, der Stellenbeschreibung für Ihr Bewerbungsgespräch oder der ausgedruckten Tagesordnung. Sie können Hedy jetzt diese Dokumente und Fotos geben. Es liest sie und bezieht die passenden Teile während und nach dem Gespräch ein. Dieser Leitfaden zeigt, wohin welche Dateien gehören, welche Unterlagen bei typischen Meetings helfen und wie Sie gute Antworten darauf erhalten. Mehr zum Datenschutz und zum Modell dahinter finden Sie unter Dateien und Fotos als Kontext in Hedy, mit EmbeddingGemma 2.
Kontext oder Sitzung: Wohin gehört eine Datei?
In Hedy gibt es zwei Orte für Dateien. Wenn Sie den richtigen wählen, ist der größte Teil der Einrichtung schon erledigt.
Ein Sitzungskontext enthält Hintergrundinformationen, die Sie wiederverwenden. Dort steht bereits, was Sie Hedy über sich und Ihre Arbeit mitgeteilt haben. Angehängte Dateien stehen jeder Sitzung zur Verfügung, die diesen Kontext verwendet. Hierhin gehören Unterlagen, die sich selten ändern: Ihre Preisliste, Ihr Lebenslauf, ein Produktdatenblatt oder ein Stilleitfaden.
Eine Sitzung ist ein einzelnes Meeting. Dateien und Fotos, die Sie dort hinzufügen, liefern nur für dieses Meeting Kontext: eine Projektbeschreibung Ihres Kunden, die Tagesordnung, ein Vertragsentwurf, den Sie gemeinsam durchgehen, oder ein Foto des Whiteboards. Sie können sie während der Sitzung oder nach ihrem Ende hinzufügen. Soll eine Datei schon vor dem Meeting bereitstehen, hängen Sie sie an den Kontext an, den Sie verwenden werden.
Wenn Sie die Datei auch in den Meetings des nächsten Monats brauchen, gehört sie an einen Kontext.
Dateien zu einem Kontext hinzufügen
- Öffnen Sie Einstellungen, gehen Sie zu Personalisierung und suchen Sie Sitzungs-KI-Kontext & Anweisungen.
- Öffnen Sie den gewünschten Kontext oder erstellen Sie einen neuen (siehe Benutzerdefinierte Kontexte verwalten).
- Klicken Sie unter Dateien auf Dateien anhängen und wählen Sie eine oder mehrere Dateien aus. Auf einem Computer können Sie Dateien auch auf den Kontext ziehen.
Während Hedy eine Datei liest, zeigt sie Wird indexiert… an. Anschließend erscheint Bereit. Konnte nur ein Teil einer Datei gelesen werden, steht das in der Zeile.
Dateien und Fotos zu einer Sitzung hinzufügen
In der Hedy-App auf Mac oder Windows:
- Öffnen Sie die Sitzung und wechseln Sie zum Tab Notizen.
- Klicken Sie auf Dateien & Fotos, um die Karte aufzuklappen, und dann auf Dateien oder Fotos hinzufügen.
- Wählen Sie Dokumente oder Bilder in der Dateiauswahl aus.
Auf Mac und Windows können Sie Dateien auch auf die geöffnete Sitzung ziehen. Oder kopieren Sie Dateien im Finder oder Datei-Explorer und fügen Sie sie mit Cmd+V oder Ctrl+V in den Notizeneditor ein.
Auf einem Telefon tippen Sie in derselben Karte auf Dateien oder Fotos hinzufügen und wählen Foto aufnehmen, Aus Mediathek auswählen (bis zu zehn Fotos auf einmal) oder Dateien auswählen. Während eines Meetings können Sie auch auf die Kamera im leeren Chat-Eingabefeld tippen. Dort aufgenommene Fotos landen in derselben Karte. Hedy zeigt Zu Notizen hinzugefügt mit der Schaltfläche Anzeigen an.
Die Zusammenfassung listet die Dateien und Fotos, die bereit sind, unter Dateien & Fotos aus dieser Sitzung auf. Über In Notizen verwalten können Sie sie hinzufügen oder entfernen. Die Web-App zeigt Ihre Dateien und Fotos an, kann sie aber nicht hinzufügen oder entfernen.
Hedy zu Ihren Dateien befragen
Sobald eine Datei den Status Bereit hat, fragen Sie im Chat danach, wie Sie einen Kollegen fragen würden, der sie gelesen hat:
- „Was kostet unser Jahrestarif?“
- „Welches meiner Projekte passt zu der Frage, die gerade gestellt wurde?“
- „Steht im Vertrag etwas über verspätete Lieferung?“
- „Was stand auf dem Whiteboard zu den nächsten Schritten?“
Hedy sucht nach passenden Textstellen und beantwortet Ihre Frage anhand dieser Stellen. Es wird außerdem angewiesen, die verwendete Datei zu nennen. Relevante Textstellen helfen auch dabei, Namen, Zahlen und Produktdetails in der Zusammenfassung und den detaillierten Notizen richtig wiederzugeben. Während einer laufenden Sitzung können automatische Vorschläge eine konkrete Angabe aus Ihren Dateien aufgreifen, statt einen allgemeinen Tipp zu geben.
Welche Unterlagen bei typischen Meetings helfen
Verkaufsgespräche
Hängen Sie Ihre Preisliste, Ihr Produktdatenblatt und Antworten auf häufige Einwände an Ihren Vertriebskontext an. Fügen Sie die Ausschreibung oder das Anforderungsdokument des Interessenten zur Sitzung hinzu. Fragt der Käufer nach Mengenrabatten oder einer Funktion, bitten Sie Hedy, in Ihren Dateien nachzusehen. Der Leitfaden für Verkaufsgespräche erklärt die weitere Einrichtung.
Bewerbungsgespräche
Hängen Sie Ihren Lebenslauf an Ihren Kontext an, damit Hedy auf Ihre tatsächlichen Projekte und Zeitangaben zurückgreifen kann. Fügen Sie die Stellenbeschreibung und Ihre Notizen zum Unternehmen zur Sitzung hinzu. Werden Sie nach einem Beispiel gefragt, fragen Sie Hedy, welches Projekt in Ihrem Lebenslauf zur Frage passt. Mehr dazu im Leitfaden für Bewerbungsgespräche.
Recruiting
Fügen Sie den Lebenslauf des Bewerbers und den Bewertungsbogen für die Stelle zur Sitzung hinzu. Sie können Hedy fragen, wie eine Antwort zu den Angaben im Lebenslauf passt oder bei welchen Punkten des Bewertungsbogens eine Nachfrage sinnvoll wäre. Siehe den Recruiting-Leitfaden.
Kundentermine und Beratung
Fügen Sie das Angebot, die Leistungsbeschreibung oder den Bericht des letzten Quartals zur Sitzung hinzu. Fragt der Kunde, was vereinbart wurde, fragen Sie Hedy, was im Dokument steht.
Verhandlungen
Fügen Sie das Eckpunktepapier oder das Angebot der Gegenseite zur Sitzung hinzu und Ihre eigenen Preise zu Ihrem Kontext. Kommt eine neue Zahl zur Sprache, fragen Sie Hedy, wie sie zu den schriftlichen Konditionen passt. Mehr dazu im Leitfaden für Verhandlungen.
Unterricht und Vorlesungen
Fügen Sie die Vorlesungsfolien oder die zu lesenden Texte zur Sitzung hinzu. Wenn der Dozent die Tafel füllt, machen Sie ein Foto davon. Ihre Notizen und Chat-Antworten können dann neben dem Gesagten auch die Folien und die Tafel nutzen. Siehe den Leitfaden für Unterricht und Kurse.
Teammeetings und Workshops
Fotografieren Sie das Whiteboard, bevor es jemand abwischt, und fügen Sie die Tagesordnung hinzu. Die Zusammenfassung kann dann Zuständigkeiten und Termine aufnehmen, die nur aufgeschrieben, aber nie ausgesprochen wurden.
Tipps für bessere Antworten
- Geben Sie Dateien klare Namen. Hedy nennt die verwendete Datei. „Acme-Verlängerungsangebot“ ist daher hilfreicher als „final_v3“.
- Beschränken Sie sich auf das Wesentliche. Die für das Meeting relevanten Seiten helfen mehr als ein 300-seitiges Handbuch.
- Prüfen Sie, ob Fotos lesbaren Text enthalten. Steht in der Fotozeile „Kein Text in diesem Foto gefunden“, nehmen Sie das Foto erneut auf: näher, gerader und mit weniger Spiegelungen.
- Exportieren Sie Dateien, die Hedy nicht lesen kann. Speichern Sie alte .doc-, .xls- und .ppt-Dateien als .docx, .xlsx oder PDF, exportieren Sie Pages-, Numbers- oder Keynote-Dateien ohne Vorschau als PDF und entfernen Sie zuvor Passwörter.
- Warten Sie auf Bereit. Hedy kann schon während der Indexierung Teile eines Dokuments nutzen. Bereit bedeutet aber, dass der gesamte lesbare Text verfügbar ist.
Intelligenterer Dateikontext (optional)
Standardmäßig nutzt Hedy kurze Dateien vollständig und findet in längeren Dateien die Textstellen, die dieselben Wörter wie das Gespräch verwenden. Intelligenterer Dateikontext hilft Hedy, auch dann die passende Textstelle zu finden, wenn andere Wörter verwendet werden. Ein Kunde fragt vielleicht: „Was passiert, wenn wir mehr Plätze nutzen als gebucht?“ Die Antwort steht im Vertrag aber unter „Preise für zusätzliche Plätze“.
Der optionale Download umfasst 310 MB, wird einmal pro Gerät benötigt und führt Googles EmbeddingGemma 2 auf Ihrem Gerät aus. Wenn Sie Dateien haben und die Funktion noch nicht heruntergeladen haben, erscheint bei Ihren Dateien die Karte Intelligenterer Dateikontext mit der Schaltfläche Herunterladen (310 MB): in der Karte Dateien & Fotos der Sitzung oder im Abschnitt Dateien des Kontexts. Sie finden die Funktion auch unter Einstellungen → Sprache & KI → Intelligenterer Dateikontext. Auf einem Telefon warten große Downloads auf WLAN. Mit Jetzt herunterladen (310 MB) nutzen Sie stattdessen mobile Daten.
Während einer laufenden Sitzung nutzen Live-Vorschläge Ihre Dateien vollständig, wenn sie zusammen auf etwa eine Seite passen. Längere Dateien benötigen Intelligenterer Dateikontext und ein Gerät, das schnell genug ist, um sie während der laufenden Sitzung zu durchsuchen. Apple Silicon Macs, iPhone 15 Pro oder neuer und iPads mit einem M-series- oder A17 Pro-Chip erfüllen die Voraussetzungen sofort. Andere Geräte führen nach dem Download einen kurzen Geschwindigkeitstest durch. Hedy zeigt das Ergebnis unter Intelligenterer Dateikontext an. Damit Live-Vorschläge auf jedem Gerät die wichtigsten Fakten nutzen können, fassen Sie diese kurz direkt im Text des Kontexts zusammen. Chat und Zusammenfassungen funktionieren auf jedem Gerät auch mit längeren Dateien.
Ihre Dateien bleiben auf Ihrem Gerät
Die Originaldatei bleibt auf dem Gerät, von dem aus Sie sie hinzugefügt haben. Hedy liest sie dort. Wenn Cloud Sync aktiviert ist, werden der von Hedy gelesene Text, der Dateiname und Dateityp sowie die Suchdaten mit Ihren anderen Geräten synchronisiert. Diese zeigen den Text an, können aber das Original nicht öffnen. Bei der Cloud-KI-Analyse sendet Hedy ausgewählten Text und die Dateinamen zusammen mit Ihrem Transkript an unsere KI-Anbieter. Kurze Dateien können vollständig gesendet werden. Aktivieren Sie Lokale KI und deaktivieren Sie Cloud Sync. Dann bleiben Ihre Dateien und der von Hedy daraus gelesene Text auf Ihrem Telefon oder Computer. Alle Einzelheiten finden Sie im Hilfeartikel.
FAQ
Soll ich eine Datei zu einem Kontext oder zu einer Sitzung hinzufügen?
Fügen Sie sie zu einem Kontext hinzu, wenn Sie sie in vielen Meetings benötigen, etwa eine Preisliste, Ihren Lebenslauf oder ein Produktdatenblatt. Jede Sitzung, die diesen Kontext verwendet, kann darauf zurückgreifen. Fügen Sie sie zu einer Sitzung hinzu, wenn sie zu einem einzelnen Meeting gehört, etwa eine Tagesordnung, eine Projektbeschreibung Ihres Kunden oder ein Foto des Whiteboards.
Wie füge ich eine Datei zu einer Sitzung hinzu?
Öffnen Sie die Sitzung, wechseln Sie zum Tab Notizen und klicken Sie auf Dateien & Fotos, um die Karte aufzuklappen. Klicken Sie dann auf Dateien oder Fotos hinzufügen. Auf einem Telefon können Sie ein Foto aufnehmen, aus Ihrer Mediathek auswählen oder Dateien auswählen. Auf Mac und Windows können Sie Dateien auch auf die geöffnete Sitzung ziehen oder kopierte Dateien mit Cmd+V oder Ctrl+V in Notizen einfügen.
Welche Dateitypen kann Hedy lesen?
PDF-, Word- (.docx), PowerPoint- (.pptx), Excel- (.xlsx), CSV-, Text- und Markdown-Dateien sowie JPEG-, PNG-, HEIC- und WebP-Bilder. Bei Pages-, Numbers- und Keynote-Dateien liest Hedy die PDF-Vorschau in der Datei. Alte .doc-, .xls- und .ppt-Dateien sowie passwortgeschützte Dateien funktionieren nicht.
Kann Hedy Handschrift auf einem Whiteboard lesen?
Hedy liest den Text in einem Foto mit der Texterkennung Ihres Geräts. Gut lesbare Handschrift lässt sich daher oft erkennen. Prüfen Sie den von Hedy gelesenen Text, denn die Erkennung hängt vom Gerät und der Sprache ab. Hedy interpretiert keine Zeichnungen. Ein Schaubild mit wenigen Beschriftungen liefert daher wenig verwertbaren Text.
Brauche ich „Intelligenterer Dateikontext“?
Nein. Ohne diese Funktion nutzt Hedy kurze Dateien vollständig und findet in längeren Dateien Textstellen, die dieselben Wörter wie das Gespräch verwenden. Intelligenterer Dateikontext ist ein optionaler Download von 310 MB pro Gerät. Damit findet Hedy auch passende Textstellen, wenn andere Wörter verwendet werden.
Verlassen meine Dateien mein Gerät?
Die Originaldatei bleibt auf dem Gerät, von dem aus Sie sie hinzugefügt haben. Hedy liest sie dort. Wenn Cloud Sync aktiviert ist, wird der von Hedy gelesene Text mit Ihren anderen Geräten synchronisiert. Bei der Cloud-KI-Analyse sendet Hedy ausgewählten Text und die Dateinamen zusammen mit Ihrem Transkript an unsere KI-Anbieter. Kurze Dateien können vollständig gesendet werden. Wenn Lokale KI aktiviert und Cloud Sync deaktiviert ist, bleiben Ihre Dateien und deren Text auf Ihrem Gerät.
Ist die Funktion im kostenlosen Tarif enthalten?
Nein. Dateien und Fotos als Kontext sind Teil von Hedy Pro. Mitglieder von Hedy Team mit einem aktiven Platz können die Funktion ebenfalls nutzen. Im kostenlosen Tarif öffnen die Schaltflächen zum Hinzufügen die Upgrade-Optionen.
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About the author
Julian Pscheid is the founder and CEO of Hedy AI, a real-time AI meeting coach used by tens of thousands of professionals worldwide. He writes about how AI is changing the way people prepare for, capture, and understand important conversations.
