Archivos y fotos en Hedy: qué añadir para llamadas de ventas, entrevistas y más
Dónde añadir documentos y fotos en Hedy, qué añadir para llamadas de ventas, entrevistas, reuniones con clientes y clases, y cómo preguntar a Hedy sobre ellos.
Hedy escucha la conversación, pero buena parte de lo que necesita en una reunión está en otro lugar: la lista de precios que consulta, la descripción del puesto para el que se entrevista, la agenda que alguien imprimió. Ahora puede darle a Hedy esos documentos y fotos. Los lee e incorpora las partes pertinentes mientras usted habla y después. Esta guía explica dónde poner cada tipo de archivo, qué añadir para las reuniones más habituales y cómo obtener buenas respuestas a partir de ellos. Para conocer los detalles de privacidad y el modelo que lo hace posible, consulte Archivos y fotos como contexto en Hedy, con EmbeddingGemma 2.
Contexto o sesión: dónde va cada archivo
Hedy tiene dos lugares para los archivos, y elegir el adecuado es casi toda la configuración.
Un contexto de sesión contiene la información de referencia que reutiliza. Ya incluye lo que le ha contado a Hedy sobre usted y su trabajo, y los archivos que adjunte se incorporan a todas las sesiones que usen ese contexto. Es el lugar para material que cambia poco: su lista de precios, su currículum, una ficha de producto, una guía de estilo.
Una sesión es una reunión. Los archivos y las fotos que añada allí solo aportan información a esa reunión: el informe de un cliente, la agenda, un borrador de contrato que estén revisando juntos, una foto de la pizarra. Puede añadirlos mientras la sesión está en curso o después de que termine. Para tener un archivo preparado antes de una reunión, añádalo al contexto que vaya a usar.
Si también quiere usar el archivo en las reuniones del mes que viene, añádalo a un contexto.
Añadir archivos a un contexto
- Abra Configuración, vaya a Personalización y busque Contexto de IA e instrucciones de la sesión.
- Abra el contexto que desee o cree uno nuevo (consulte Gestionar contextos personalizados).
- En Archivos, haga clic en Adjuntar archivos y seleccione uno o varios archivos. En un ordenador también puede arrastrar archivos al contexto.
Cada archivo muestra Indexando… mientras Hedy lo lee y Listo cuando termina. Si solo se pudo leer una parte del archivo, la fila lo indica.
Añadir archivos y fotos a una sesión
En la aplicación de Hedy en Mac o Windows:
- Abra la sesión y vaya a la pestaña Notas.
- Haga clic en Archivos y fotos para desplegar la tarjeta y después en Añadir archivos o fotos.
- Seleccione documentos o imágenes en el selector de archivos.
En Mac y Windows también puede soltar archivos sobre la sesión abierta, o copiar archivos en Finder o File Explorer y pegarlos en el editor de Notas con Cmd+V o Ctrl+V.
En un teléfono, pulse Añadir archivos o fotos en la misma tarjeta y elija Tomar foto, Elegir de la fototeca (hasta diez fotos a la vez) o Elegir archivos. Durante una reunión también puede pulsar la cámara dentro del campo de chat vacío. Las fotos que tome allí aparecen en la misma tarjeta, y Hedy muestra Añadido a Notas con un botón Ver.
El resumen muestra los archivos y las fotos que están listos en Archivos y fotos de esta sesión, con la opción Gestionar en Notas para añadirlos o eliminarlos. La aplicación web muestra sus archivos y fotos, pero no permite añadirlos ni eliminarlos.
Preguntar a Hedy sobre sus archivos
Cuando un archivo muestre Listo, pregunte sobre él en el chat como le preguntaría a un colega que lo haya leído:
- «¿Cuál es nuestro precio para el plan anual?»
- «¿Cuál de mis proyectos encaja con lo que acaban de preguntar?»
- «¿Dice algo el contrato sobre los retrasos en la entrega?»
- «¿Qué ponía en la pizarra sobre los próximos pasos?»
Hedy busca los pasajes que coinciden y responde a partir de ellos, y tiene instrucciones de nombrar el archivo en el que se ha basado. Los pasajes pertinentes también ayudan a que el resumen y las notas detalladas recojan correctamente nombres, números y detalles de productos. Durante una sesión en directo, las sugerencias automáticas pueden citar un dato de sus archivos en lugar de dar un consejo general.
Qué añadir para las reuniones más habituales
Llamadas de ventas
Añada su lista de precios, la ficha de producto y las respuestas a las objeciones que escucha con más frecuencia a su contexto de ventas. Añada la solicitud de propuesta o el documento de requisitos del posible cliente a la sesión. Cuando el comprador pregunte por descuentos por volumen o por una función, pida a Hedy que lo busque en sus archivos. La guía de llamadas de ventas explica el resto de la configuración.
Entrevistas de trabajo
Adjunte su currículum a su contexto para que Hedy pueda recurrir a sus proyectos y fechas reales. Añada la descripción del puesto y las notas que tenga sobre la empresa a la sesión. Cuando el entrevistador le pida un ejemplo, pregunte a Hedy qué proyecto de su currículum encaja con la pregunta. Encontrará más información en la guía de entrevistas de trabajo.
Selección de personal
Añada el currículum del candidato y la ficha de evaluación del puesto a la sesión. Puede preguntar a Hedy cómo se compara una respuesta con lo que dice el currículum o qué áreas de la ficha de evaluación podrían necesitar una pregunta de seguimiento. Consulte la guía de selección de personal.
Reuniones con clientes y consultoría
Añada la propuesta, el documento de alcance del trabajo o el informe del trimestre pasado a la sesión. Cuando el cliente pregunte qué se acordó, pregunte a Hedy qué dice el documento.
Negociaciones
Añada la hoja de condiciones o la oferta de la otra parte a la sesión, y sus propios precios a su contexto. Cuando surja una nueva cifra, pregunte a Hedy cómo se compara con las condiciones escritas. La guía de negociaciones ofrece más información.
Clases y conferencias
Añada las diapositivas de la clase o el material de lectura a la sesión. Cuando el profesor llene la pizarra, hágale una foto. Así, sus notas y las respuestas del chat podrán usar las diapositivas y la pizarra junto con lo que se haya dicho. Consulte la guía de clases y cursos.
Reuniones de equipo y talleres
Haga una foto de la pizarra antes de que alguien la borre y añada la agenda. El resumen podrá recoger responsables y fechas que quedaron por escrito, aunque nadie los dijera en voz alta.
Consejos para obtener mejores respuestas
- Ponga nombres claros a los archivos. Hedy nombra el archivo en el que se ha basado, por lo que «Propuesta de renovación de Acme» es mejor que «final_v3».
- Céntrese en lo pertinente. Las páginas que importan para la reunión funcionan mejor que un manual de 300 páginas.
- Compruebe el texto de las fotos. Si la fila de una foto indica «No se encontró texto en esta foto», vuelva a tomarla más cerca y más de frente, con menos reflejos.
- Exporte lo que Hedy no puede leer. Guarde los archivos antiguos .doc, .xls y .ppt como .docx, .xlsx o PDF, exporte como PDF los archivos de Pages, Numbers o Keynote sin vista previa y elimine antes las contraseñas.
- Espere a que aparezca Listo. Hedy puede usar parte de un documento mientras sigue indexándolo, pero Listo significa que está disponible todo el texto que ha podido leer.
Contexto de archivos más inteligente (opcional)
De forma predeterminada, Hedy usa los archivos cortos completos y, en los más largos, encuentra los pasajes que comparten palabras con la conversación. Contexto de archivos más inteligente ayuda a Hedy a encontrar el pasaje adecuado aunque se usen palabras distintas. Un cliente puede preguntar «¿qué pasa si superamos el número de puestos?» mientras la respuesta está en la sección «Precios por exceso de uso» de su contrato.
Es una descarga opcional de 310 MB, una vez por dispositivo, que ejecuta EmbeddingGemma 2 de Google en su dispositivo. Cuando tiene archivos y no lo ha descargado, aparece una tarjeta de Contexto de archivos más inteligente con un botón Descargar (310 MB) junto a sus archivos, en la tarjeta Archivos y fotos de la sesión o en la sección Archivos del contexto. También lo encontrará en Configuración → Voz e IA → Contexto de archivos más inteligente. En un teléfono, las descargas grandes esperan a que haya Wi-Fi, y Descargar ahora (310 MB) usa datos móviles.
Durante una sesión en directo, las sugerencias en directo usan sus archivos completos cuando, en conjunto, ocupan aproximadamente una página. Los archivos más largos necesitan Contexto de archivos más inteligente y un dispositivo lo bastante rápido para buscar en ellos mientras la sesión está en curso. Los Mac con Apple Silicon, los iPhone 15 Pro o posteriores y los iPads con un chip M-series o A17 Pro cumplen los requisitos de inmediato. Otros dispositivos realizan una breve comprobación de velocidad después de la descarga, y Hedy muestra el resultado en Contexto de archivos más inteligente. Para que las sugerencias en directo dispongan de sus datos clave en cualquier dispositivo, incluya un breve resumen de ellos en el propio texto del contexto. El chat y los resúmenes funcionan con archivos largos en todos los dispositivos.
Sus archivos permanecen en su dispositivo
El archivo original permanece en el dispositivo desde el que lo añadió, y Hedy lo lee allí. Con Cloud Sync activado, el texto que ha leído Hedy, el nombre y el tipo de archivo y los datos de búsqueda se sincronizan con sus otros dispositivos, que muestran el texto pero no pueden abrir el original. Con el análisis de IA en la nube, Hedy envía texto seleccionado y los nombres de los archivos a nuestros proveedores de IA junto con su transcripción, y los archivos cortos pueden enviarse completos. Active IA local y desactive Cloud Sync, y sus archivos y el texto que Hedy lee de ellos permanecerán en su teléfono u ordenador. El artículo de ayuda contiene todos los detalles.
Preguntas frecuentes
¿Debo añadir un archivo a un contexto o a una sesión?
Añádalo a un contexto cuando lo vaya a necesitar en muchas reuniones, como una lista de precios, su currículum o una ficha de producto. Todas las sesiones que usen ese contexto podrán recurrir a él. Añádalo a una sesión cuando pertenezca a una sola reunión, como una agenda, un informe de un cliente o una foto de la pizarra.
¿Cómo añado un archivo a una sesión?
Abra la sesión, vaya a la pestaña Notas y haga clic en Archivos y fotos para desplegar la tarjeta. Después, haga clic en Añadir archivos o fotos. En un teléfono puede tomar una foto, elegir de la fototeca o elegir archivos. En Mac y Windows también puede soltar archivos sobre la sesión abierta o pegar archivos copiados en Notas con Cmd+V o Ctrl+V.
¿Qué tipos de archivo puede leer Hedy?
Archivos PDF, Word (.docx), PowerPoint (.pptx), Excel (.xlsx), CSV, de texto y Markdown, además de imágenes JPEG, PNG, HEIC y WebP. En los archivos de Pages, Numbers y Keynote, Hedy lee la vista previa en PDF incluida en el archivo. Los archivos antiguos .doc, .xls y .ppt y los archivos protegidos con contraseña no funcionan.
¿Puede Hedy leer texto escrito a mano en una pizarra?
Lee el texto de una foto con el reconocimiento de texto del propio dispositivo, por lo que a menudo puede leer una letra clara. Revise el texto que ha leído Hedy, ya que el reconocimiento varía según el dispositivo y el idioma. No interpreta dibujos, por lo que un gráfico con pocas etiquetas le da a Hedy poca información que usar.
¿Necesito Contexto de archivos más inteligente?
No. Sin esta función, Hedy usa los archivos cortos completos y encuentra pasajes en los más largos que comparten palabras con la conversación. Contexto de archivos más inteligente es una descarga opcional de 310 MB por dispositivo que ayuda a Hedy a encontrar pasajes aunque se usen palabras distintas.
¿Salen mis archivos de mi dispositivo?
El archivo original permanece en el dispositivo desde el que lo añadió, y Hedy lo lee allí. Si Cloud Sync está activado, el texto que lee Hedy se sincroniza con sus otros dispositivos. Con el análisis de IA en la nube, Hedy envía texto seleccionado y los nombres de los archivos a nuestros proveedores de IA junto con su transcripción, y los archivos cortos pueden enviarse completos. Con IA local activada y Cloud Sync desactivado, sus archivos y su texto permanecen en su dispositivo.
¿Está incluido en el plan gratuito?
No. Los archivos y las fotos como contexto forman parte de Hedy Pro, y los miembros de Hedy Team con un puesto activo también pueden usarlos. En el plan gratuito, los botones para añadir abren las opciones para mejorar el plan.
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About the author
Julian Pscheid is the founder and CEO of Hedy AI, a real-time AI meeting coach used by tens of thousands of professionals worldwide. He writes about how AI is changing the way people prepare for, capture, and understand important conversations.
