Fichiers et photos dans Hedy : que joindre pour les appels commerciaux, les entretiens et plus

Hedy entend la conversation, mais une grande partie de ce dont vous avez besoin en réunion se trouve ailleurs : la liste de prix que vous consultez, la description du poste pour lequel vous passez un entretien, l’ordre du jour que quelqu’un a imprimé. Vous pouvez maintenant donner ces documents et photos à Hedy. Il les lit et utilise les passages utiles pendant la conversation et après. Ce guide explique où placer chaque type de fichier, quoi ajouter pour les réunions courantes et comment obtenir de bonnes réponses à partir de ces documents. Pour la confidentialité et le modèle utilisé, consultez Fichiers et photos comme contexte dans Hedy, avec EmbeddingGemma 2.

Contexte ou session : où placer un fichier

Hedy propose deux endroits pour les fichiers. Choisir le bon représente l’essentiel de la configuration.

Un contexte de session contient les informations de fond que vous réutilisez. Il regroupe déjà ce que vous avez indiqué à Hedy sur vous et votre travail, et les fichiers que vous y joignez sont inclus dans chaque session qui utilise ce contexte. C’est l’endroit où placer les documents qui changent rarement : votre liste de prix, votre CV, une fiche produit, un guide de style.

Une session correspond à une réunion. Les fichiers et photos que vous y ajoutez ne servent que pour cette réunion : le descriptif d’un client, l’ordre du jour, un projet de contrat que vous relisez ensemble, une photo du tableau blanc. Vous pouvez les ajouter pendant la session ou après sa fin. Pour qu’un fichier soit prêt avant le début d’une réunion, placez-le dans le contexte que vous utiliserez.

Si vous souhaitez aussi disposer du fichier pour les réunions du mois prochain, placez-le dans un contexte.

Ajouter des fichiers à un contexte

1. Ouvrez Paramètres, allez dans Personnalisation et repérez Contexte et instructions de session IA.
2. Ouvrez le contexte souhaité ou créez-en un (voir Gérer les contextes personnalisés).
3. Sous Fichiers, cliquez sur Joindre des fichiers et sélectionnez un ou plusieurs fichiers. Sur un ordinateur, vous pouvez aussi faire glisser des fichiers sur le contexte.

Chaque fichier affiche Indexation… pendant que Hedy le lit, puis Prêt lorsque la lecture est terminée. Si seule une partie du fichier a pu être lue, la ligne le précise.

Ajouter des fichiers et des photos à une session

Dans l’application Hedy sur Mac ou Windows :

1. Ouvrez la session et allez dans l’onglet Notes.
2. Cliquez sur Fichiers et photos pour déplier la carte, puis sur Ajouter des fichiers ou des photos.
3. Sélectionnez des documents ou des images dans le sélecteur de fichiers.

Sur Mac et Windows, vous pouvez aussi déposer des fichiers sur la session ouverte, ou copier des fichiers dans Finder ou File Explorer et les coller dans l’éditeur de Notes avec Cmd+V ou Ctrl+V.

Sur téléphone, appuyez sur Ajouter des fichiers ou des photos dans la même carte et choisissez Prendre une photo, Choisir dans la photothèque (jusqu’à dix photos à la fois) ou Choisir des fichiers. Pendant une réunion, vous pouvez aussi appuyer sur l’appareil photo dans le champ de chat vide. Les photos prises à cet endroit vont dans la même carte, et Hedy affiche Ajouté aux Notes avec un bouton Afficher.

Le résumé liste les fichiers et les photos prêts sous Fichiers et photos de cette session, avec Gérer dans Notes pour en ajouter ou en retirer. L’application web affiche vos fichiers et photos, mais ne permet pas d’en ajouter ni d’en retirer.

Interroger Hedy sur vos fichiers

Une fois qu’un fichier affiche Prêt, posez une question dans le chat comme vous le feriez à un collègue qui l’a lu :

• « Quel est notre tarif pour l’abonnement annuel ? »
• « Lequel de mes projets correspond à ce qu’ils viennent de demander ? »
• « Le contrat prévoit-il quelque chose en cas de retard de livraison ? »
• « Qu’indiquait le tableau blanc sur les prochaines étapes ? »

Hedy cherche les passages correspondants et répond à partir de ceux-ci. Il reçoit aussi la consigne de nommer le fichier sur lequel il s’est appuyé. Les passages utiles aident également le résumé et les notes détaillées à restituer correctement les noms, les chiffres et les détails des produits. Pendant une session en direct, les suggestions automatiques peuvent citer un fait de vos fichiers au lieu de donner un conseil général.

Quoi ajouter pour les réunions courantes

Appels commerciaux

Placez votre liste de prix, votre fiche produit et les réponses aux objections que vous entendez le plus souvent dans votre contexte commercial. Ajoutez l’appel d’offres ou le cahier des charges du prospect à la session. Quand l’acheteur pose une question sur les remises sur volume ou une fonctionnalité, demandez à Hedy de chercher dans vos fichiers. Le guide des appels commerciaux couvre le reste de la configuration.

Entretiens d’embauche

Joignez votre CV à votre contexte pour que Hedy puisse s’appuyer sur vos projets et vos dates réels. Ajoutez la description du poste et vos notes sur l’entreprise à la session. Quand le recruteur demande un exemple, demandez à Hedy quel projet de votre CV correspond à la question. Pour en savoir plus, consultez le guide des entretiens d’embauche.

Recrutement

Ajoutez le CV du candidat et la grille d’évaluation du poste à la session. Vous pouvez demander à Hedy de comparer une réponse avec le CV, ou de repérer les critères de la grille qui mériteraient une question complémentaire. Consultez le guide du recrutement.

Réunions clients et conseil

Ajoutez la proposition, l’énoncé des travaux ou le rapport du trimestre précédent à la session. Quand le client demande ce qui a été convenu, demandez à Hedy ce que dit le document.

Négociations

Ajoutez la lettre d’intention ou l’offre de l’autre partie à la session, et vos propres tarifs à votre contexte. Quand un nouveau chiffre est évoqué, demandez à Hedy de le comparer aux conditions écrites. Le guide des négociations donne plus de détails.

Cours et conférences

Ajoutez les diapositives du cours ou les lectures à la session. Quand le professeur remplit le tableau, prenez-le en photo. Vos notes et les réponses du chat pourront alors utiliser les diapositives et le tableau en plus de ce qui a été dit. Consultez le guide des cours et formations.

Réunions d’équipe et ateliers

Prenez le tableau blanc en photo avant que quelqu’un ne l’efface, et ajoutez l’ordre du jour. Le résumé pourra ainsi reprendre les responsables et les dates qui ont été écrits sans jamais être prononcés.

Conseils pour de meilleures réponses

• Donnez des noms clairs aux fichiers. Hedy nomme le fichier sur lequel il s’est appuyé : « Proposition de renouvellement Acme » est donc plus utile que « final_v3 ».
• Ciblez les documents utiles. Les pages qui comptent pour la réunion fonctionnent mieux qu’un manuel de 300 pages.
• Vérifiez le texte des photos. Si une ligne de photo affiche « Aucun texte trouvé dans cette photo », reprenez la photo de plus près et plus droit, avec moins de reflets.
• Exportez ce que Hedy ne peut pas lire. Enregistrez les anciens fichiers .doc, .xls et .ppt au format .docx, .xlsx ou PDF, exportez les fichiers Pages, Numbers ou Keynote sans aperçu au format PDF, et retirez d’abord les mots de passe.
• Attendez l’état Prêt. Hedy peut utiliser une partie d’un document pendant son indexation, mais Prêt signifie que tout le texte qu’il a pu lire est disponible.

Contexte de fichier plus intelligent (facultatif)

Par défaut, Hedy utilise les fichiers courts en entier et, dans les fichiers plus longs, trouve les passages qui partagent des mots avec la conversation. Contexte de fichier plus intelligent aide Hedy à trouver le bon passage même si les mots utilisés sont différents. Un client peut demander « et si nous dépassons le nombre de sièges ? » alors que la réponse figure sous « Tarifs de dépassement » dans votre contrat.

C’est un téléchargement facultatif de 310 Mo, à effectuer une seule fois par appareil, qui exécute EmbeddingGemma 2 de Google sur votre appareil. Si vous avez des fichiers et ne l’avez pas téléchargé, une carte Contexte de fichier plus intelligent avec un bouton Télécharger (310 MB) apparaît avec vos fichiers, dans la carte Fichiers et photos de la session ou la section Fichiers du contexte. Vous le trouverez aussi dans Paramètres → Discours et IA → Contexte de fichier plus intelligent. Sur téléphone, les téléchargements volumineux attendent le Wi-Fi, et Télécharger maintenant (310 MB) utilise les données mobiles à la place.

Pendant une session en direct, les suggestions en direct utilisent vos fichiers en entier lorsque leur longueur totale ne dépasse pas environ une page. Les fichiers plus longs nécessitent Contexte de fichier plus intelligent et un appareil assez rapide pour y rechercher des passages pendant la session. Les Mac avec Apple Silicon, les iPhone 15 Pro ou plus récents et les iPad équipés d’une puce M-series ou A17 Pro remplissent d’emblée cette condition. Les autres appareils effectuent un court test de vitesse après le téléchargement, et Hedy affiche le résultat sous Contexte de fichier plus intelligent. Pour que les suggestions en direct disposent des faits essentiels sur n’importe quel appareil, placez-en un court résumé dans le texte du contexte lui-même. Le chat et les résumés fonctionnent avec les fichiers longs sur tous les appareils.

Vos fichiers restent sur votre appareil

Le fichier d’origine reste sur l’appareil depuis lequel vous l’avez ajouté, et Hedy le lit sur cet appareil. Avec Cloud Sync activé, le texte lu par Hedy, le nom et le type du fichier ainsi que les données de recherche se synchronisent sur vos autres appareils, qui affichent le texte mais ne peuvent pas ouvrir l’original. Avec l’analyse IA dans le cloud, Hedy envoie une sélection du texte et les noms des fichiers à nos fournisseurs d’IA avec votre transcription, et les fichiers courts peuvent être envoyés en entier. Activez IA locale et désactivez Cloud Sync : vos fichiers et le texte lu par Hedy restent sur votre téléphone ou votre ordinateur. L’article d’aide donne tous les détails.

FAQ

Dois-je ajouter un fichier à un contexte ou à une session ?

Ajoutez-le à un contexte si vous en aurez besoin dans plusieurs réunions, comme une liste de prix, votre CV ou une fiche produit. Chaque session qui utilise ce contexte peut s’appuyer sur ce fichier. Ajoutez-le à une session s’il concerne une seule réunion, comme un ordre du jour, le descriptif d’un client ou une photo du tableau blanc.

Comment ajouter un fichier à une session ?

Ouvrez la session, allez dans l’onglet Notes et cliquez sur Fichiers et photos pour déplier la carte. Cliquez ensuite sur Ajouter des fichiers ou des photos. Sur téléphone, vous pouvez prendre une photo, choisir dans votre photothèque ou choisir des fichiers. Sur Mac et Windows, vous pouvez aussi déposer des fichiers sur la session ouverte ou coller des fichiers copiés dans Notes avec Cmd+V ou Ctrl+V.

Quels types de fichiers Hedy peut-il lire ?

Les fichiers PDF, Word (.docx), PowerPoint (.pptx), Excel (.xlsx), CSV, texte et Markdown, ainsi que les images JPEG, PNG, HEIC et WebP. Pour les fichiers Pages, Numbers et Keynote, Hedy lit l’aperçu PDF contenu dans le fichier. Les anciens fichiers .doc, .xls et .ppt et les fichiers protégés par un mot de passe ne fonctionnent pas.

Hedy peut-il lire l’écriture manuscrite sur un tableau blanc ?

Il lit le texte d’une photo avec la reconnaissance de texte de votre appareil. Une écriture manuscrite nette est donc souvent lisible. Vérifiez le texte lu par Hedy, car la reconnaissance varie selon l’appareil et la langue. Il n’interprète pas les dessins : un graphique comportant peu de légendes lui donne donc peu d’informations à utiliser.

Ai-je besoin de Contexte de fichier plus intelligent ?

Non. Sans cette fonction, Hedy utilise les fichiers courts en entier et trouve dans les fichiers plus longs les passages qui partagent des mots avec la conversation. Contexte de fichier plus intelligent est un téléchargement facultatif de 310 Mo par appareil qui aide Hedy à trouver des passages quand les mots utilisés sont différents.

Mes fichiers quittent-ils mon appareil ?

Le fichier d’origine reste sur l’appareil depuis lequel vous l’avez ajouté, et Hedy le lit sur cet appareil. Si Cloud Sync est activé, le texte lu par Hedy se synchronise sur vos autres appareils. Avec l’analyse IA dans le cloud, Hedy envoie une sélection du texte et les noms des fichiers à nos fournisseurs d’IA avec votre transcription, et les fichiers courts peuvent être envoyés en entier. Avec l’option IA locale activée et Cloud Sync désactivé, vos fichiers et leur texte restent sur votre appareil.

Est-ce inclus dans l’offre gratuite ?

Non. Les fichiers et photos comme contexte font partie de Hedy Pro, et les membres de Hedy Team disposant d’un siège actif peuvent aussi les utiliser. Dans l’offre gratuite, les boutons d’ajout ouvrent les options de mise à niveau.

Pour aller plus loin

• Utiliser des fichiers et photos comme contexte
• Fichiers et photos comme contexte dans Hedy, avec EmbeddingGemma 2
• Gérer les contextes personnalisés
• Notes de session