Como usar o Hedy para consultas jurídicas

O Hedy acompanha uma reunião com um cliente e fornece uma transcrição, um resumo, notas detalhadas e os próximos passos a seu cargo. Enquanto o cliente fala, sugere perguntas que você ainda não fez. Assim, você mantém a atenção no cliente em vez de no bloco de notas.

Serve para primeiras consultas, reuniões de seguimento, sessões de estratégia, preparação de testemunhas e chamadas pelo Zoom, Teams ou telefone. Este guia aborda a configuração sobre a qual os advogados mais perguntam: manter uma conversa protegida pelo sigilo profissional no seu próprio dispositivo, obter o consentimento do cliente e organizar as sessões por caso.

Obtenha primeiro o consentimento do cliente

Informe o cliente antes de começar e obtenha um sim claro. As orientações das ordens de advogados tratam isso como uma obrigação, não como uma cortesia: a Formal Opinion 2025-6 da New York City Bar estabelece que os clientes devem ser informados e dar o seu consentimento antes de um advogado usar IA para gravar e resumir as suas conversas. Além disso, aplicam-se as leis de gravação: vários estados exigem o consentimento de todos em certas conversas privadas, e as regras podem ser diferentes para chamadas telefônicas e reuniões presenciais.

O Hedy facilita esse pedido porque, por padrão, transcreve no seu dispositivo e não guarda o áudio. Você pode dizer algo como:

“Uso um app chamado Hedy para tomar notas durante as nossas reuniões. Ele transcreve no meu próprio computador portátil e não guarda uma gravação. Concorda?”

Se você configurou o Hedy para manter tudo no seu dispositivo (próxima seção), também pode dizer que nada da reunião sai do seu computador portátil. Com a análise de IA na nuvem ativada por padrão, não diga isso.

Se o cliente disser não, tome notas à mão. Uma nota na carta de contratação dos seus serviços é uma boa forma de explicar antecipadamente como trabalha, mas volte a pedir consentimento na reunião. Leis de gravação e consentimento aborda a parte jurídica, e Como pedir permissão para gravar uma reunião oferece mais exemplos de como fazer o pedido.

Reuniões com advogados da parte contrária, testemunhas ou outros terceiros levantam questões diferentes de uma reunião com o seu próprio cliente. A Formal Opinion 2026-2 da New York City Bar recomenda pedir a autorização dessas pessoas e, na ausência de um bom motivo, nem sequer as gravar. Verifique primeiro as regras da sua jurisdição e nunca capte uma dessas conversas sem avisar.

Mantenha a conversa no seu dispositivo

Faça esta configuração uma vez, antes da primeira reunião com um cliente. Uma conversa pode sair do seu dispositivo por cinco caminhos distintos, cada um com a sua própria configuração. O artigo Mantenha Conversas Sensíveis no Seu Dispositivo explica os cinco. Para o trabalho com clientes, estes são os mais importantes:

1. O reconhecimento de fala fica no dispositivo. Em Settings, na seção Speech Recognition Options, mantenha Whisper (local) ou escolha uma opção Nemotron (local). Essa é a configuração padrão, por isso normalmente basta conferir em vez de alterar.

2. Escolha IA Local se o seu dispositivo puder executá-la. Vá para Configurações → Fala e IA → Processamento de IA e escolha IA Local. Resumos, notas, chat e sugestões ao vivo passam a ser gerados no seu dispositivo. Isso requer um Mac com Apple Silicon, um PC Windows com uma GPU compatível com Vulkan, um iPhone 15 Pro ou posterior, ou um iPad com chip M-series ou A17 Pro. Consulte Processamento de IA Local.

3. Desative o Cloud Sync em Settings → Privacy & System → Privacy Preferences. As sessões passam a ficar no dispositivo que as captou.

4. Mantenha o Auto Email Recap desativado em Settings → Automation & Data, para que nenhum recap seja enviado para uma caixa de entrada de e-mail.

Se o seu dispositivo não puder executar IA Local, será usada a análise de IA na nuvem do Hedy: os parceiros de processamento de IA do Hedy tratam as informações da sessão para produzir as suas notas, sem as reter nem usar para treinar modelos. Se isso não for aceitável para um determinado caso, escolha Desativado em Processamento de IA e receberá apenas a transcrição.

Nenhum bot entra nas suas chamadas. O Hedy ouve uma videochamada pelo áudio do seu próprio computador, da mesma forma que você, por isso nada aparece na lista de participantes. Em um Mac, você também pode atender uma chamada telefônica no computador, e o Hedy ouve os dois lados.

Se o cliente já chegou

Você não precisa do restante deste guia para usar o Hedy hoje. Peça consentimento, escolha o tipo de sessão Reuniões de Negócios, toque em Iniciar e converse com o cliente. Faça a configuração abaixo depois. Você pode mover a sessão de hoje para o tópico do caso mais tarde.

Passo 1: crie um tipo de sessão Consulta com Cliente

O Hedy não tem um tipo de sessão jurídico integrado, por isso crie o seu. Um tipo de sessão personalizado informa ao Hedy que tipo de conversa é esta e como organizar as suas notas. Para criar um, é preciso ter Hedy Pro. No plano gratuito, use Reuniões de Negócios.

Abra Configurações > Personalização > Tipos de sessão personalizados e toque em Adicionar tipo de sessão personalizado.

O que acontece nessas conversas?

Reuniões confidenciais entre mim, um advogado, e o meu cliente. O cliente explica a sua situação, faço perguntas para apurar os fatos e os seus objetivos, e explico as opções e os próximos passos.

O que você deseja das suas notas?

Organize as notas em: Cliente e Partes, Fatos e Cronologia, Objetivos do Cliente, Questões Jurídicas Levantadas, Documentos Necessários, Aconselhamento Prestado e Próximos Passos. Inclua na cronologia todas as datas que o cliente mencionar. Mantenha o que o cliente disse separado do aconselhamento que dei. Assinale tudo o que for incerto ou contestado como não confirmado. Deixe de fora tudo o que não discutimos.

Toque em Continuar, confira a prévia e toque em Salvar. Se os títulos não se adequarem à sua prática, toque em Voltar e ajuste a descrição. Um advogado de família pode acrescentar “Filhos e Guarda”, e um advogado de planejamento sucessório, “Bens e Beneficiários”. Você pode criar mais de um tipo: um para primeiras consultas e outro para reuniões de estratégia funciona bem.

O Hedy também cria até quatro prompts rápidos para o novo tipo. Escolha-o no seletor de tipo de sessão quando iniciar a próxima consulta.

Passo 2: descreva a sua prática no Contexto da Sessão

Esta parte da configuração é sobre você e mantém-se igual para todos os clientes. Toque em Contexto da Sessão, escreva uma vez e salve como contexto personalizado para que cada nova sessão comece com ele.

Inclua estas informações:

A sua área de prática e jurisdição. “Direito do arrendamento habitacional na Califórnia” informa ao Hedy quais as perguntas relevantes e os termos que deve esperar.

Quem você costuma representar. Arrendatários ou senhorios, trabalhadores ou empregadores, particulares ou empresas.

Em que você quer ajuda durante a reunião. Por exemplo: captar datas e prazos, perceber quando falta um fato e acompanhar os documentos que o cliente menciona.

Exemplo de contexto da sessão: “Sou advogado em prática individual na área do direito do arrendamento habitacional na Califórnia. Represento arrendatários. Nas consultas, ajude-me a estabelecer a cronologia, identificar datas que afetem os prazos e listar todos os documentos que o cliente mencionar. Não sugira conclusões jurídicas. Sugira perguntas.”

Não inclua nomes de clientes nem detalhes dos casos. Cada caso terá o seu próprio tópico no próximo passo.

Passo 3: crie um tópico para cada caso

Um tópico é uma pasta que guarda todas as sessões de um caso: a primeira consulta, cada reunião de seguimento e a chamada de estratégia antes da mediação. É isso que permite ao Hedy trabalhar com o caso inteiro, em vez de uma reunião de cada vez.

1. Crie um tópico com o nome do caso, como “Arrendamento Silva”

2. Depois de cada reunião, atribua a sessão ao tópico do caso

3. Abra o tópico, vá para a aba Configurações e coloque os detalhes do caso em Contexto e instruções da IA. Ele é salvo automaticamente

Essa terceira parte é o Contexto do Tópico: uma nota ligada ao caso que o Hedy aplica a todas as sessões dentro dele. Inclua as partes e os seus papéis, as datas e os prazos principais que já conhece, as questões em aberto e tudo o que exigir cuidado especial.

Exemplo de contexto do tópico: “Cliente: Dana Silva, arrendatária. Senhorio: Westside Properties LLC, gerida por Greg Hall. Contrato de arrendamento assinado em março de 2024, por 12 meses, depois renovado mês a mês. O senhorio entregou uma notificação com 60 dias de antecedência em 30 de setembro de 2026. A cliente diz que pediu reparações no aquecimento por escrito duas vezes. Questões em aberto: se a notificação foi devidamente entregue e se os pedidos de reparação estavam protegidos contra retaliação.”

Depois de agrupar as sessões de um caso, o Hedy pode relacioná-las. Durante uma reunião de seguimento, pode indicar que o relato de hoje sobre um acontecimento difere do que o cliente disse na primeira consulta. Depois, você pode fazer uma pergunta sobre o caso inteiro: “Quando é que a cliente relatou o problema de aquecimento pela primeira vez?”

Contas gratuitas incluem um tópico com todos os recursos, cinco horas de transcrição por mês e sugestões ao vivo nos primeiros 30 minutos de cada sessão. O plano Pro oferece tópicos ilimitados, algo útil quando você tem mais de um caso ativo.

Para um escritório de advogados: com Hedy Team, um tópico de equipe reúne as sessões de vários colegas em um só lugar. Os tópicos de equipe exigem Cloud Sync, e todos os membros da equipe podem ler uma sessão atribuída a um deles. Por isso, use-os para os casos em que toda a equipe trabalha e mantenha os tópicos pessoais para os demais. Privacidade do Hedy Team e Cloud Sync explica o que é partilhado.

Passo 4: conduza a consulta

Inicie a sessão e coloque o dispositivo onde consiga ouvir os dois. O Hedy não precisa de nada de você enquanto conversam.

As sugestões automáticas aparecem sozinhas, no máximo três de cada vez. Em uma consulta, costumam ser perguntas que vale a pena fazer: uma data que o cliente omitiu, quem mais estava presente, se há um registo escrito de uma conversa ou o que o cliente gostaria que acontecesse.

Toque em um prompt rápido quando quiser algo específico. O seu tipo Consulta com Cliente inclui prompts que o Hedy criou para ele. Você pode adicionar os seus próprios prompts rápidos, por exemplo, um resumo de tudo o que foi dito sobre um acontecimento ou uma lista dos documentos que o cliente mencionou até ao momento.

Guarde um momento com um destaque quando o cliente disser algo que você queira encontrar depois, palavra por palavra.

Escreva nas notas da sessão enquanto a conversa avança: um número de processo, a grafia de um nome ou um ponto que queira deixar registado. O Hedy usa as suas notas ao escrever o resumo.

Mantenha os olhos no cliente. Consulte as sugestões em uma pausa, não a meio de uma resposta.

Passo 5: revise as notas antes de se basear nelas

Depois da reunião, o Hedy produz um Resumo da Sessão (Recap) e Notas Detalhadas, organizados sob os títulos do seu tipo de sessão. Ambos são descritos em Recaps de sessão e notas detalhadas. Os próximos passos a seu cargo aparecem como tarefas com sugestões de datas de vencimento.

Compare-os com a sua própria memória da reunião antes de se basear neles e corrija tudo o que estiver errado. Uma transcrição pode captar mal um nome ou um número, e um resumo pode condensar duas afirmações em uma só. As orientações das ordens de advogados são claras: cabe ao advogado verificar o trabalho produzido por IA, e isso também se aplica aqui. Edite a transcrição e gere novamente as notas se algo importante tiver sido mal transcrito.

Depois, decida o que guardar. A transcrição de uma reunião com um cliente é um registo como qualquer outro no dossiê: guarde-a pelo mesmo período que guardaria as suas notas e exclua-a pelo menu da sessão quando deixar de precisar dela.

Nomes e termos que o Hedy escreve errado

A transcrição pode errar nomes das partes, nomes de processos e termos jurídicos: o sobrenome do cliente, a empresa da parte contrária, “estoppel”, “voir dire” ou o número de uma lei. Adicione-os uma vez ao vocabulário personalizado, uma lista de palavras que o Hedy deve escrever corretamente. Ela vale para todas as sessões.

O que o Hedy não é

• Uma fonte de aconselhamento jurídico. As sugestões são pontos de partida para o seu próprio julgamento. O aconselhamento é seu.

• Um estenógrafo judicial. A transcrição do Hedy serve como notas de trabalho, não como registo certificado de um depoimento ou de uma audiência.

• Um substituto do seu dossiê. Copie o que for relevante para o seu sistema de gestão de processos.

Dicas para ter os melhores resultados

• Coloque o dispositivo entre você e o cliente, não apenas à sua frente. O Hedy capta melhor as duas vozes, e isso mostra que você não está a esconder nada.

• Pause a sessão se o cliente sair por um momento, um colega interromper para tratar de outro caso ou a conversa passar a algo que o cliente pediu para não anotar.

• Importe uma gravação que já tenha. Se uma reunião com um cliente tiver sido gravada com consentimento em outro lugar, importe o áudio para o tópico do caso.

• Use o chat do caso antes da próxima reunião. Pergunte ao tópico “O que combinamos que o cliente me enviaria?” e comece a reunião de seguimento com tudo preparado.

Este guia contém informações gerais e não constitui aconselhamento jurídico ou deontológico. As regras sobre consentimento, confidencialidade e uso de IA variam conforme a jurisdição, por isso consulte as orientações da sua ordem de advogados.