Cómo usar Hedy en consultas jurídicas

Hedy escucha una reunión con un cliente y le proporciona una transcripción, un resumen, notas detalladas y las tareas de seguimiento. Mientras el cliente habla, le sugiere preguntas que aún no ha hecho. Así puede centrarse en el cliente en lugar de en su bloc de notas.

Sirve para primeras consultas, reuniones de seguimiento, sesiones de estrategia, preparación de testigos y llamadas por Zoom, Teams o teléfono. Esta guía explica la configuración por la que más preguntan los abogados: mantener una conversación amparada por el secreto profesional en su propio dispositivo, obtener el consentimiento del cliente y organizar las sesiones por asunto.

Obtenga primero el consentimiento del cliente

Informe al cliente antes de empezar y obtenga un sí claro. Las directrices de los colegios de abogados lo consideran un requisito, no una cortesía: la Formal Opinion 2025-6 del Colegio de Abogados de la Ciudad de Nueva York establece que se debe informar a los clientes y obtener su consentimiento antes de que un abogado use IA para grabar y resumir sus conversaciones. Además, se aplican las leyes sobre grabación: varios estados exigen el consentimiento de todas las personas para algunas conversaciones privadas, y las normas pueden ser distintas para las llamadas telefónicas y las reuniones presenciales.

Hedy facilita pedir permiso porque, de forma predeterminada, transcribe en su dispositivo y no conserva el audio. Puede decir algo como:

“Uso una aplicación llamada Hedy para tomar notas durante nuestras reuniones. Transcribe en mi propio portátil y no guarda una grabación. ¿Le parece bien?”

Si ha configurado Hedy para que todo permanezca en su dispositivo (siguiente sección), también puede decir que nada de la reunión sale de su portátil. Si utiliza el análisis de IA en la nube, que es la opción predeterminada, no lo diga.

Si el cliente dice que no, tome notas a mano. La hoja de encargo es un buen lugar para explicar de antemano cómo trabaja, pero vuelva a preguntar en la reunión. Leyes de grabación y consentimiento explica los aspectos legales, y Cómo pedir permiso para grabar una reunión ofrece más formas de plantearlo.

Las reuniones con abogados de la parte contraria, testigos u otros terceros plantean cuestiones distintas de las reuniones con su propio cliente. La Formal Opinion 2026-2 del Colegio de Abogados de la Ciudad de Nueva York recomienda pedirles permiso y, salvo que haya una buena razón, no grabarlos. Consulte primero las normas de su jurisdicción y nunca capture una de estas conversaciones sin avisar.

Mantenga la conversación en su dispositivo

Hágalo una vez, antes de la primera reunión con un cliente. Una conversación puede salir de su dispositivo por cinco vías distintas, cada una con su propio ajuste. Mantenga las conversaciones confidenciales en su dispositivo explica las cinco. Para el trabajo con clientes, estas son las más importantes:

1. El reconocimiento de voz se mantiene en el dispositivo. En Settings, dentro de Speech Recognition Options, mantenga Whisper (local) o elija una opción de Nemotron (local). Es la configuración predeterminada, así que normalmente solo tendrá que comprobarla, no cambiarla.

2. Elija IA local si su dispositivo puede ejecutarla. Vaya a Configuración → Voz e IA → Procesamiento de IA y elija IA local. Los resúmenes, las notas, el chat y las sugerencias en directo se generarán en su dispositivo. Para ello se necesita un Mac con Apple Silicon, un PC con Windows y una GPU compatible con Vulkan, un iPhone 15 Pro o posterior, o un iPad con chip M-series o A17 Pro. Consulte Procesamiento de IA local.

3. Desactive Cloud Sync en Settings → Privacy & System → Privacy Preferences. Las sesiones permanecerán en el dispositivo que las capturó.

4. Mantenga Auto Email Recap desactivado en Settings → Automation & Data, para que no se envíe ningún resumen a una bandeja de entrada.

Si su dispositivo no puede ejecutar IA local, se usa el análisis de IA en la nube de Hedy: los socios de Hedy encargados del procesamiento de IA tratan la información de la sesión para generar sus notas sin conservarla ni usarla para entrenar modelos. Si esto no es aceptable para un asunto concreto, elija Desactivado en Procesamiento de IA y solo obtendrá la transcripción.

Ningún bot se une a sus llamadas. Hedy escucha las videollamadas a través del audio de su propio ordenador, igual que usted, así que no aparece nada en la lista de participantes. En un Mac, también puede atender una llamada telefónica en el ordenador y Hedy escuchará a ambas partes.

Si el cliente ya está aquí

No necesita seguir el resto de esta guía para usar Hedy hoy. Pida consentimiento, elija el tipo de sesión Reuniones Empresariales, toque Iniciar y hable con su cliente. Haga la configuración que aparece a continuación después de la reunión. Más tarde podrá mover la sesión de hoy al tema del asunto.

Paso 1: Cree un tipo de sesión Consulta con clientes

Hedy no tiene un tipo de sesión jurídico integrado, así que cree el suyo. Un tipo de sesión personalizado le indica a Hedy qué clase de conversación es y cómo organizar sus notas. Necesita Hedy Pro para crearlo. En el plan gratuito, use Reuniones Empresariales.

Abra Configuración > Personalización > Tipos de sesión personalizados y toque Añadir tipo de sesión personalizado.

¿Qué ocurre en estas conversaciones?

Reuniones confidenciales entre mi cliente y yo, su abogado. El cliente explica su situación, le hago preguntas para establecer los hechos y sus objetivos, y le explico las opciones y los pasos a seguir.

¿Qué quieres que incluyan tus notas?

Organizar las notas en: Cliente y partes, Hechos y cronología, Objetivos del cliente, Cuestiones jurídicas planteadas, Documentos necesarios, Asesoramiento proporcionado y Próximos pasos. Incluir en la cronología todas las fechas que mencione el cliente. Separar lo que dijo el cliente de lo que yo le aconsejé. Marcar como no confirmado todo lo que sea incierto o esté en disputa. Omitir todo lo que no hayamos tratado.

Toque Continuar, revise la vista previa y toque Guardar. Si los títulos no se ajustan a su especialidad, toque Atrás y modifique la descripción. Un abogado de familia podría añadir “Hijos y custodia”; uno especializado en sucesiones, “Bienes y beneficiarios”. Puede crear más de un tipo: resulta útil tener uno para las llamadas iniciales y otro para las reuniones de estrategia.

Hedy también crea hasta cuatro prompts rápidos para el nuevo tipo. Elíjalo en el selector de tipos de sesión cuando inicie su próxima consulta.

Paso 2: Describa su actividad en el Contexto de sesión

Esta parte de la configuración trata sobre usted y se mantiene igual para todos los clientes. Toque Contexto de sesión, escríbalo una vez y guárdelo como contexto personalizado para que cada sesión nueva empiece con esa información.

Incluya esto:

Su especialidad y jurisdicción. “Derecho de arrendamientos de vivienda en California” le indica a Hedy qué preguntas importan y qué términos puede esperar.

A quién suele representar. Inquilinos o propietarios, empleados o empleadores, particulares o empresas.

En qué quiere ayuda durante la reunión. Por ejemplo: detectar fechas y plazos, advertir cuándo falta un dato y llevar un registro de los documentos que mencione el cliente.

Ejemplo de contexto de sesión: “Soy abogado independiente especializado en arrendamientos de vivienda en California. Represento a inquilinos. Durante las consultas, ayúdeme a establecer la cronología, detectar fechas que afecten a los plazos y enumerar todos los documentos que mencione el cliente. No sugiera conclusiones jurídicas. Sugiera preguntas en su lugar.”

No incluya nombres de clientes ni detalles de los asuntos. Cada asunto tendrá su propio tema en el siguiente paso.

Paso 3: Cree un tema para cada asunto

Un tema es una carpeta que guarda todas las sesiones de un asunto: la primera consulta, cada seguimiento y la llamada de estrategia antes de la mediación. Esto permite que Hedy trabaje con todo el asunto en lugar de con una sola reunión cada vez.

1. Cree un tema con el nombre del asunto, como “Arrendamiento Molina”

2. Después de cada reunión, asigne esa sesión al tema del asunto

3. Abra el tema, vaya a su pestaña Configuración y escriba los detalles del asunto en Contexto e instrucciones de IA. Se guarda automáticamente

Esa tercera parte es el Contexto del tema: una nota unida al asunto que Hedy aplica a todas las sesiones que contiene. Incluya las partes y sus funciones, las fechas y los plazos clave que conozca, las cuestiones pendientes y cualquier aspecto que requiera especial cuidado.

Ejemplo de contexto del tema: “Cliente: Dana Molina, inquilina. Propietario: Westside Properties LLC, gestionada por Greg Hall. Contrato de arrendamiento firmado en marzo de 2024, por 12 meses y después renovable mes a mes. El propietario entregó un aviso de 60 días el 30 de septiembre de 2026. La clienta afirma que solicitó por escrito reparaciones de la calefacción en dos ocasiones. Cuestiones pendientes: si el aviso se notificó correctamente y si las solicitudes de reparación estaban protegidas frente a represalias.”

Una vez agrupadas las sesiones de un asunto, Hedy puede conectarlas. Durante un seguimiento, puede señalar que el relato de hoy sobre un hecho difiere de lo que dijo el cliente en la primera consulta. Después puede hacer una pregunta sobre todo el asunto: “¿Cuándo informó el cliente por primera vez del problema de calefacción?”

Las cuentas gratuitas incluyen un tema con todas sus funciones, cinco horas de transcripción al mes y sugerencias en directo durante los primeros 30 minutos de cada sesión. Pro incluye temas ilimitados, algo que le resultará útil si tiene más de un asunto activo.

Para un despacho: con Hedy Team, un tema de equipo reúne las sesiones de varios compañeros en un solo lugar. Los temas de equipo necesitan Cloud Sync, y todos los miembros del equipo pueden leer las sesiones que se les asignen. Por eso, úselos para los asuntos en los que trabaje todo el equipo y mantenga temas personales para el resto. Privacidad de Hedy Team y Cloud Sync explica qué se comparte.

Paso 4: Realice la consulta

Inicie la sesión y coloque el dispositivo donde pueda oírlos a ambos. Hedy no necesita nada de usted mientras hablan.

Las sugerencias automáticas aparecen solas, con un máximo de tres a la vez. En una consulta, suelen ser preguntas que conviene hacer: una fecha que el cliente no mencionó, quién más estaba presente, si existe un registro escrito de una conversación o qué quiere conseguir el cliente.

Toque un prompt rápido cuando quiera algo concreto. Su tipo Consulta con clientes incluye los prompts que Hedy ha creado para él. Puede añadir los suyos desde prompts rápidos, por ejemplo, un resumen de todo lo dicho sobre un hecho o una lista de los documentos que el cliente ha mencionado hasta el momento.

Guarde un momento con un destacado cuando el cliente diga algo que quiera volver a encontrar palabra por palabra.

Escriba en las notas de sesión durante la conversación: un número de expediente, cómo se escribe un nombre o un punto que quiera dejar registrado. Hedy utiliza sus notas al redactar el resumen.

Mantenga la atención en el cliente. Mire las sugerencias durante una pausa, no mientras le está respondiendo.

Paso 5: Revise las notas antes de basarse en ellas

Después de la reunión, Hedy genera un Resumen de la sesión (Recap) y Notas detalladas, organizados según los títulos de su tipo de sesión. Ambos se explican en resúmenes de sesión y notas detalladas. Sus tareas de seguimiento aparecen como tareas pendientes con fechas de vencimiento sugeridas.

Contrástelos con lo que usted recuerda de la reunión antes de basarse en ellos y corrija cualquier error. Una transcripción puede interpretar mal un nombre o una cifra, y un resumen puede condensar dos afirmaciones en una. Las directrices de los colegios de abogados dejan claro que el abogado debe revisar el trabajo generado por IA, y eso también se aplica aquí. Edite la transcripción y regenere las notas si se ha interpretado mal algo importante.

Después, decida qué conservar. La transcripción de una reunión con un cliente es un documento más del expediente: consérvela el mismo tiempo que conservaría sus notas y elimínela desde el menú de la sesión cuando ya no la necesite.

Nombres y términos que Hedy escribe mal

La transcripción puede escribir mal nombres de las partes, nombres de casos y términos jurídicos: el apellido del cliente, la empresa contraria, “estoppel”, “voir dire” o el número de una ley. Añádalos una sola vez en vocabulario personalizado, una lista de palabras que Hedy debe escribir correctamente. Se aplica a todas las sesiones.

Lo que Hedy no es

• Una fuente de asesoramiento jurídico. Las sugerencias son ayudas para su propio criterio profesional. El asesoramiento lo proporciona usted.

• Un taquígrafo judicial. Una transcripción de Hedy es una herramienta de trabajo para sus notas, no un acta certificada de una declaración o audiencia.

• Un sustituto de su expediente. Copie lo que importe en su sistema de gestión de asuntos.

Consejos para obtener mejores resultados

• Coloque el dispositivo entre usted y el cliente, no solo frente a usted. Hedy captará mejor ambas voces y quedará claro que no está ocultando nada.

• Pause la sesión si el cliente sale un momento, un compañero interrumpe por otro asunto o la conversación pasa a algo que el cliente le pidió que no anotara.

• Importe una grabación que ya tenga. Si una reunión con un cliente se grabó con consentimiento por otro medio, importe el audio al tema del asunto.

• Use el chat del asunto antes de la próxima reunión. Pregúntele al tema “¿Qué acordamos que me enviaría el cliente?” y llegue preparado al seguimiento.

Esta guía ofrece información general, no asesoramiento jurídico ni deontológico. Las normas sobre consentimiento, confidencialidad y uso de IA varían según la jurisdicción, así que consulte las directrices de su colegio de abogados.