Hedy für anwaltliche Beratungsgespräche nutzen

Hedy hört einem Mandantengespräch zu und erstellt ein Transkript, eine Zusammenfassung, detaillierte Notizen und Ihre Aufgaben für die Nachbereitung. Während Ihr Mandant spricht, schlägt Hedy Fragen vor, die Sie noch nicht gestellt haben. Sie können sich auf Ihren Mandanten konzentrieren, statt auf Ihren Notizblock.

Das funktioniert bei Erstberatungen, Folgeterminen, Strategiegesprächen, der Vorbereitung von Zeugen und Gesprächen über Zoom, Teams oder das Telefon. Diese Anleitung behandelt die Einrichtung, nach der Anwälte am häufigsten fragen: vertrauliche Mandantengespräche auf dem eigenen Gerät behalten, die Einwilligung des Mandanten einholen und Sitzungen nach Mandaten ordnen.

Holen Sie zuerst die Einwilligung des Mandanten ein

Informieren Sie Ihren Mandanten vor dem Start und warten Sie auf ein klares Ja. Nach den berufsrechtlichen Vorgaben ist das eine Pflicht, keine Höflichkeit: Die Formal Opinion 2025-6 der New York City Bar verlangt, dass Mandanten informiert werden und einwilligen, bevor ein Anwalt KI nutzt, um ihre Gespräche aufzuzeichnen und zusammenzufassen. Zusätzlich gelten die Gesetze zur Aufnahme von Gesprächen. In mehreren US-Bundesstaaten ist für bestimmte private Gespräche die Einwilligung aller Beteiligten erforderlich. Die Regeln können sich bei Telefonaten und persönlichen Gesprächen unterscheiden.

Mit Hedy fällt die Entscheidung leichter, weil die App standardmäßig auf Ihrem Gerät transkribiert und keine Audioaufnahme behält. Zum Beispiel so:

„Ich nutze eine App namens Hedy, um bei unseren Gesprächen Notizen zu machen. Sie transkribiert direkt auf meinem Laptop und speichert keine Aufnahme. Sind Sie damit einverstanden?“

Wenn Sie Hedy so eingerichtet haben, dass alles auf Ihrem Gerät bleibt (siehe nächster Abschnitt), können Sie auch sagen, dass nichts aus dem Gespräch Ihren Laptop verlässt. Sagen Sie das nicht, wenn Sie die standardmäßige Cloud-KI-Analyse nutzen.

Wenn Ihr Mandant Nein sagt, machen Sie handschriftliche Notizen. In Ihrer Mandatsvereinbarung können Sie vorab erklären, wie Sie vorgehen. Fragen Sie beim Gespräch trotzdem noch einmal nach. Gesetze zur Aufnahme von Gesprächen und Einwilligung erklärt die rechtliche Seite. Weitere Formulierungen finden Sie unter So bitten Sie um Erlaubnis, ein Meeting aufzunehmen.

Gespräche mit der gegnerischen Anwaltschaft, Zeugen oder anderen Dritten werfen andere Fragen auf als ein Gespräch mit Ihrem eigenen Mandanten. Die Formal Opinion 2026-2 der New York City Bar empfiehlt, deren Erlaubnis einzuholen und ohne triftigen Grund ganz auf eine Aufnahme zu verzichten. Prüfen Sie zuerst die Vorschriften in Ihrem Zuständigkeitsbereich und erfassen Sie solche Gespräche niemals, ohne darauf hinzuweisen.

Behalten Sie das Gespräch auf Ihrem Gerät

Richten Sie das einmal vor Ihrem ersten Mandantengespräch ein. Ein Gespräch kann Ihr Gerät auf fünf voneinander unabhängigen Wegen verlassen. Jeder hat eine eigene Einstellung. Vertrauliche Gespräche auf Ihrem Gerät behalten führt durch alle fünf. Für die Arbeit mit Mandanten sind diese besonders wichtig:

Die Spracherkennung bleibt lokal. Behalten Sie unter Settings bei Speech Recognition Options die Einstellung Whisper (local) bei oder wählen Sie eine Option für Nemotron (local). Das ist die Standardeinstellung. Meist müssen Sie sie also nur prüfen und nichts ändern.
Wählen Sie Lokale KI, wenn Ihr Gerät sie ausführen kann. Gehen Sie zu Einstellungen → Sprache & KI → KI-Verarbeitung und wählen Sie Lokale KI. Zusammenfassungen, Notizen, Chat und Live-Vorschläge werden dann auf Ihrem Gerät erstellt. Dafür benötigen Sie einen Apple Silicon Mac, einen Windows-PC mit einer Vulkan-fähigen GPU, ein iPhone 15 Pro oder neuer oder ein iPad mit M-series oder A17 Pro Chip. Weitere Informationen finden Sie unter Local AI Processing.
Deaktivieren Sie Cloud Sync unter Settings → Privacy & System → Privacy Preferences. Ihre Sitzungen bleiben dann auf dem Gerät, das sie erfasst hat.
Lassen Sie Auto Email Recap deaktiviert unter Settings → Automation & Data, damit keine Zusammenfassung in einem E-Mail-Posteingang landet.

Wenn Ihr Gerät keine lokale KI ausführen kann, verwendet Hedy stattdessen die Cloud-KI-Analyse: Hedys Partner für die KI-Verarbeitung nutzen die Sitzungsinformationen, um Ihre Notizen zu erstellen, ohne sie aufzubewahren oder zum Trainieren von Modellen zu verwenden. Wenn das für ein bestimmtes Mandat nicht akzeptabel ist, wählen Sie Aus unter KI-Verarbeitung. Sie erhalten dann nur das Transkript.

Kein Bot tritt Ihren Anrufen bei. Hedy hört einen Videoanruf über die Audioausgabe Ihres eigenen Computers, genau wie Sie. In der Teilnehmerliste erscheint deshalb nichts. Auf einem Mac können Sie auch ein Telefonat über den Computer führen. Hedy hört dann beide Seiten.

Wenn Ihr Mandant schon da ist

Sie brauchen den Rest dieser Anleitung nicht, um Hedy heute zu nutzen. Holen Sie die Einwilligung ein, wählen Sie den Sitzungstyp Geschäftstreffen, tippen Sie auf Start und sprechen Sie mit Ihrem Mandanten. Die folgende Einrichtung können Sie später erledigen. Auch die heutige Sitzung können Sie nachträglich dem Thema des Mandats zuordnen.

Schritt 1: Erstellen Sie einen Sitzungstyp für Mandantenberatungen

Hedy hat keinen integrierten juristischen Sitzungstyp. Erstellen Sie deshalb einen eigenen. Ein benutzerdefinierter Sitzungstyp sagt Hedy, um welche Art von Gespräch es geht und wie Ihre Notizen gegliedert werden sollen. Zum Erstellen benötigen Sie Hedy Pro. Im kostenlosen Tarif verwenden Sie Geschäftstreffen.

Öffnen Sie Einstellungen > Personalisierung > Benutzerdefinierte Sitzungstypen und tippen Sie auf Benutzerdefinierten Sitzungstyp hinzufügen.

Was passiert in diesen Gesprächen?

Vertrauliche Gespräche zwischen mir als Anwalt und meinem Mandanten. Der Mandant schildert seine Situation. Ich stelle Fragen, um den Sachverhalt und seine Ziele zu klären, und erläutere Möglichkeiten und nächste Schritte.

Was wünschst du dir von deinen Notizen?

Gliedere die Notizen in: Mandant und Beteiligte, Sachverhalt und zeitlicher Ablauf, Ziele des Mandanten, angesprochene Rechtsfragen, benötigte Unterlagen, erteilte Beratung und nächste Schritte. Nimm jedes Datum, das der Mandant nennt, in den zeitlichen Ablauf auf. Halte die Aussagen des Mandanten getrennt von meinen Ratschlägen. Kennzeichne unsichere oder strittige Angaben als unbestätigt. Lass alles weg, was wir nicht besprochen haben.

Tippen Sie auf Weiter, prüfen Sie die Vorschau und tippen Sie auf Speichern. Wenn die Überschriften nicht zu Ihrer Tätigkeit passen, tippen Sie auf Zurück und passen Sie die Beschreibung an. Im Familienrecht könnten Sie „Kinder und Sorgerecht“ ergänzen, in der Nachlassplanung „Vermögen und Begünstigte“. Sie können mehrere Typen erstellen, etwa einen für Erstgespräche und einen für Strategiegespräche.

Hedy erstellt außerdem bis zu vier Quick Prompts für den neuen Typ. Wählen Sie ihn beim Start Ihrer nächsten Beratung in der Sitzungstyp-Auswahl aus.

Schritt 2: Beschreiben Sie Ihre Tätigkeit im Sitzungskontext

Dieser Teil der Einrichtung handelt von Ihnen und bleibt für alle Mandanten gleich. Tippen Sie auf Sitzungskontext, schreiben Sie die Notiz einmal und speichern Sie sie als eigenen Kontext. So beginnt jede neue Sitzung damit.

Das gehört hinein:

Ihr Rechtsgebiet und die geltende Rechtsordnung. „Wohnraummietrecht im US-Bundesstaat Kalifornien“ sagt Hedy, welche Fragen wichtig sind und welche Begriffe zu erwarten sind.

Wen Sie üblicherweise vertreten. Mieter oder Vermieter, Arbeitnehmer oder Arbeitgeber, Privatpersonen oder Unternehmen.

Wobei Sie während des Gesprächs Hilfe möchten. Zum Beispiel: Daten und Fristen festhalten, auf fehlende Angaben aufmerksam machen und die vom Mandanten erwähnten Unterlagen im Blick behalten.

Beispiel für einen Sitzungskontext: „Ich bin Einzelanwalt für Wohnraummietrecht im US-Bundesstaat Kalifornien und vertrete Mieter. Hilf mir in Beratungsgesprächen, den zeitlichen Ablauf zu klären, für Fristen relevante Daten zu erkennen und alle Unterlagen aufzulisten, die der Mandant erwähnt. Schlage keine rechtlichen Schlussfolgerungen vor, sondern Fragen.“

Lassen Sie Mandantennamen und Einzelheiten zum Mandat hier weg. Jedes Mandat bekommt im nächsten Schritt ein eigenes Thema.

Schritt 3: Erstellen Sie für jedes Mandat ein Thema

Ein Thema ist ein Ordner mit allen Sitzungen zu einem Mandat: dem Erstgespräch, jedem Folgetermin und dem Strategiegespräch vor der Mediation. So kann Hedy das gesamte Mandat berücksichtigen, statt jedes Gespräch einzeln zu betrachten.

Erstellen Sie ein Thema mit dem Namen des Mandats, etwa „Mietstreit Müller“
Ordnen Sie die Sitzung nach jedem Gespräch dem Thema des Mandats zu
Öffnen Sie das Thema, wechseln Sie zum Tab Einstellungen und tragen Sie die Einzelheiten zum Mandat unter KI-Kontext & Anweisungen ein. Die Eingabe wird automatisch gespeichert

Der dritte Teil ist der Themenkontext: eine Notiz zum Mandat, die Hedy für jede Sitzung im Thema verwendet. Tragen Sie die Beteiligten und ihre Rollen, bekannte wichtige Termine und Fristen, offene Fragen und alles ein, was besondere Sorgfalt erfordert.

Beispiel für einen Themenkontext: „Mandantin: Dana Müller, Mieterin. Vermieter: Westside Properties LLC, vertreten durch den Verwalter Greg Hall. Mietvertrag im März 2024 geschlossen, Laufzeit 12 Monate, danach monatlich fortgesetzt. Der Vermieter hat am 30. September 2026 eine Kündigung mit einer Frist von 60 Tagen zugestellt. Die Mandantin sagt, sie habe zweimal schriftlich die Reparatur der Heizung verlangt. Offene Fragen: Wurde die Kündigung ordnungsgemäß zugestellt? Greift wegen der Reparaturaufforderungen ein Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen durch den Vermieter?“

Sobald die Sitzungen eines Mandats gruppiert sind, kann Hedy sie miteinander verbinden. Bei einem Folgetermin kann Hedy darauf hinweisen, dass die heutige Schilderung eines Ereignisses von der Darstellung im Erstgespräch abweicht. Danach können Sie eine Frage zum gesamten Mandat stellen: „Wann hat die Mandantin das Heizungsproblem zum ersten Mal gemeldet?“

Kostenlose Konten enthalten ein Thema mit allen Funktionen, fünf Stunden Transkription pro Monat und Live-Vorschläge für die ersten 30 Minuten jeder Sitzung. Pro bietet unbegrenzt viele Themen. Das ist hilfreich, wenn Sie mehr als ein laufendes Mandat haben.

Für eine Kanzlei: Mit Hedy Team sammelt ein Team-Thema Sitzungen mehrerer Kollegen an einem Ort. Team-Themen benötigen Cloud Sync. Alle im Team können eine Sitzung lesen, die einem solchen Thema zugeordnet ist. Nutzen Sie Team-Themen deshalb für Mandate, an denen das ganze Team arbeitet, und persönliche Themen für die übrigen. Hedy Team: Datenschutz und Cloud Sync erklärt, was geteilt wird.

Schritt 4: Führen Sie das Beratungsgespräch

Starten Sie die Sitzung und legen Sie das Gerät so ab, dass es Sie beide hören kann. Während des Gesprächs braucht Hedy nichts von Ihnen.

Automatische Vorschläge erscheinen von selbst, höchstens drei auf einmal. In einem Beratungsgespräch sind das meist Fragen, die sich zu stellen lohnen: ein Datum, das der Mandant ausgelassen hat, wer sonst noch anwesend war, ob es eine schriftliche Aufzeichnung eines Gesprächs gibt oder was der Mandant erreichen möchte.

Tippen Sie auf einen Quick Prompt, wenn Sie etwas Bestimmtes möchten. Ihr Sitzungstyp für Mandantenberatungen enthält Prompts, die Hedy dafür erstellt hat. Über Quick Prompts können Sie eigene hinzufügen, etwa für eine Zusammenfassung aller Aussagen zu einem bestimmten Ereignis oder eine Liste der bisher erwähnten Unterlagen.

Halten Sie einen Moment fest, indem Sie ein Highlight erstellen, wenn Ihr Mandant etwas sagt, das Sie später wortwörtlich wiederfinden möchten.

Schreiben Sie währenddessen in die Sitzungsnotizen: ein Aktenzeichen, die Schreibweise eines Namens oder einen Punkt, den Sie festhalten möchten. Hedy berücksichtigt Ihre Notizen beim Erstellen der Zusammenfassung.

Bleiben Sie mit Ihrer Aufmerksamkeit beim Mandanten. Schauen Sie in einer Pause auf die Vorschläge, nicht mitten in einer Antwort.

Schritt 5: Prüfen Sie die Notizen, bevor Sie sich darauf verlassen

Nach dem Gespräch erstellt Hedy eine Sitzungszusammenfassung (Recap) und Detaillierte Notizen, gegliedert nach den Überschriften Ihres Sitzungstyps. Beide werden unter Sitzungszusammenfassungen und ausführliche Notizen beschrieben. Ihre Aufgaben für die Nachbereitung erscheinen als To-dos mit vorgeschlagenen Fälligkeitsterminen.

Gleichen Sie die Inhalte mit Ihrer eigenen Erinnerung an das Gespräch ab, bevor Sie sich darauf verlassen, und korrigieren Sie Fehler. Ein Transkript kann einen Namen oder eine Zahl falsch wiedergeben. Eine Zusammenfassung kann zwei Aussagen zu einer verdichten. Die berufsrechtlichen Vorgaben verlangen eindeutig, dass Anwälte die Arbeitsergebnisse einer KI prüfen. Das gilt auch hier. Wenn etwas Wichtiges falsch erkannt wurde, bearbeiten Sie das Transkript und lassen Sie die Notizen neu erstellen.

Entscheiden Sie dann, was Sie behalten möchten. Das Transkript eines Mandantengesprächs ist ein Dokument wie jedes andere in der Akte. Bewahren Sie es so lange auf wie Ihre Notizen und löschen Sie es über das Sitzungsmenü, wenn Sie es nicht mehr benötigen.

Namen und Begriffe, die Hedy falsch schreibt

Bei der Transkription werden Namen von Beteiligten, Fallnamen und juristische Begriffe manchmal falsch geschrieben: der Nachname des Mandanten, die gegnerische Firma, „estoppel“, „voir dire“ oder die Nummer einer Rechtsvorschrift. Fügen Sie sie einmal mit dem eigenen Vokabular hinzu. Das ist eine Liste mit Wörtern, die Hedy richtig schreiben soll. Sie gilt für jede Sitzung.

Was Hedy nicht ist

Eine Quelle für Rechtsberatung. Die Vorschläge sind Anregungen für Ihre eigene Beurteilung. Die Beratung kommt von Ihnen.
Ein Gerichtsstenograf. Ein Hedy-Transkript dient Ihnen als Arbeitsnotiz. Es ist kein beglaubigtes Protokoll einer Vernehmung oder Verhandlung.
Ein Ersatz für Ihre Akte. Übernehmen Sie wichtige Inhalte in Ihr Kanzleimanagementsystem.

Tipps für gute Ergebnisse

Legen Sie das Gerät zwischen sich und den Mandanten, statt nur vor sich. So erfasst Hedy beide Stimmen besser. Zugleich zeigen Sie, dass Sie nichts verbergen.
Pausieren Sie die Sitzung, wenn der Mandant kurz den Raum verlässt, ein Kollege mit einem anderen Mandat dazwischenkommt oder sich das Gespräch einem Thema zuwendet, zu dem der Mandant keine Notizen wünscht.
Importieren Sie eine vorhandene Aufnahme. Wenn ein Mandantengespräch mit Einwilligung an anderer Stelle aufgezeichnet wurde, importieren Sie die Audiodatei in das Thema des Mandats.
Nutzen Sie vor dem nächsten Gespräch den Chat des Mandats. Fragen Sie das Thema: „Welche Unterlagen sollte mir der Mandant nach unserer Vereinbarung schicken?“ So gehen Sie vorbereitet in den Folgetermin.

Diese Anleitung dient der allgemeinen Information und ist keine Rechtsberatung oder berufsrechtliche Beratung. Die Regeln zu Einwilligung, Vertraulichkeit und KI-Nutzung unterscheiden sich je nach Rechtsordnung. Prüfen Sie deshalb die Vorgaben Ihrer zuständigen Anwaltskammer.