Automatische E-Mail-Zusammenfassung

Automatische E-Mail-Zusammenfassung

Erhalten Sie nach jeder Sitzung automatisch Meeting-Zusammenfassungen und Aufgaben direkt in Ihren Posteingang.

Was ist die automatische E-Mail-Zusammenfassung?

Die automatische E-Mail-Zusammenfassung sendet Ihnen eine umfassende Zusammenfassung Ihrer Meetings direkt per E-Mail, sobald die Transkription abgeschlossen ist. Ideal, um organisiert zu bleiben und Meeting-Ergebnisse mit Teammitgliedern zu teilen, die nicht teilnehmen konnten.

Erste Schritte

1. Oeffnen Sie die Hedy-App

2. Navigieren Sie zu Settings > Automation & Data

3. Finden Sie den Bereich Auto Email Recap

4. Aktivieren Sie die Funktion

5. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse(n) ein

So funktioniert es

Wenn Sie ein Meeting mit aktivierter automatischer E-Mail-Zusammenfassung aufnehmen:

• Automatische Verarbeitung: Nach dem Ende Ihrer Sitzung verarbeitet Hedy das Transkript

• KI-Zusammenfassungserstellung: Kernpunkte, Aufgaben und Entscheidungen werden extrahiert

• E-Mail-Zustellung: Eine formatierte Zusammenfassung wird an alle konfigurierten Empfaenger gesendet

• Keine manuellen Schritte: Alles geschieht automatisch im Hintergrund

Mehrere Empfaenger hinzufuegen

Teilen Sie Meeting-Zusammenfassungen mit Ihrem Team, indem Sie mehrere E-Mail-Adressen hinzufuegen:

1. Suchen Sie in den Einstellungen der automatischen E-Mail-Zusammenfassung das E-Mail-Feld

2. Geben Sie die E-Mail-Adressen durch Kommas getrennt ein

3. Jeder Empfaenger erhaelt eine eigene Kopie der Zusammenfassung

Hinweis: Sie koennen bis zu 10 E-Mail-Empfaenger pro Konto hinzufuegen. Alle Empfaenger erhalten denselben Zusammenfassungsinhalt.

Was in der Zusammenfassung enthalten ist

Jede E-Mail-Zusammenfassung enthaelt:

• Meeting-Titel: Basierend auf dem Sitzungsnamen oder automatisch generiert

• Datum und Dauer: Wann das Meeting stattfand und wie lange es dauerte

• Kernpunkte: Wichtige Themen und besprochene Entscheidungen

• Aufgaben: Waehrend des Meetings identifizierte Aufgaben und naechste Schritte

• Zusammenfassung: Ein praegnanter Ueberblick ueber das gesamte Gespraech

Detaillierte Notizen einschliessen (Pro)

Pro-Nutzer koennen die vollstaendigen detaillierten Notizen in ihre Zusammenfassungs-E-Mails einschliessen, nicht nur die Kurzfassung:

1. Gehen Sie zu Settings > Automation & Data

2. Finden Sie den Bereich Auto Email Recap

3. Aktivieren Sie Include Detailed Notes

Dies bietet Empfaengern eine umfassende Meeting-Dokumentation einschliesslich aller Kernpunkte, Entscheidungen und Zusammenhaenge.

Zusammenfassung aus importiertem Audio

Wenn Sie Audio- oder Videodateien in Hedy importieren, koennen Sie auch automatische Zusammenfassungs-E-Mails aus dem importierten Inhalt generieren und versenden:

1. Importieren Sie Ihre Audio- oder Videodatei

2. Nach Abschluss der Verarbeitung wird die Zusammenfassung automatisch gesendet, wenn die automatische E-Mail-Zusammenfassung aktiviert ist

Dies ist ideal fuer die Verarbeitung von Aufnahmen aus externen Quellen bei gleichzeitigem Komfort automatischer E-Mail-Zusammenfassungen.

Hedy-Branding entfernen (Pro)

Pro-Nutzer koennen den “Powered by Hedy”-Fussbereich aus Zusammenfassungs-E-Mails entfernen, um ein saubereres White-Label-Erscheinungsbild zu erhalten:

1. Gehen Sie zu Settings > Automation & Data

2. Finden Sie die Option White label emails

3. Aktivieren Sie diese, um das Hedy-Branding aus Ihren Zusammenfassungs-E-Mails zu entfernen

Empfaenger verwalten

Empfaenger entfernen

1. Gehen Sie zu den Einstellungen der automatischen E-Mail-Zusammenfassung

2. Suchen Sie die E-Mail-Adresse, die Sie entfernen moechten

3. Loeschen Sie die E-Mail-Adresse aus dem Feld

4. Speichern Sie die Aenderung

Empfaenger bearbeiten

Um eine E-Mail-Adresse zu aendern:

1. Entfernen Sie die alte E-Mail-Adresse

2. Fuegen Sie die neue E-Mail-Adresse hinzu

Best Practices

• Team-Abstimmung: Fuegen Sie wichtige Stakeholder hinzu, die Meeting-Updates benoetigen

• Projektdokumentation: Fuegen Sie Projektmanager fuer automatische Dokumentation hinzu

• Persoenliches Archiv: Nutzen Sie Ihre geschaeftliche E-Mail-Adresse fuer eine durchsuchbare Meeting-Historie

• Datenschutz zuerst: Fuegen Sie nur Empfaenger hinzu, die Zugang zu Meeting-Inhalten haben sollten

Datenschutzhinweise

• E-Mail-Zusammenfassungen enthalten Meeting-Inhalte, fuegen Sie daher nur vertrauenswuerdige Empfaenger hinzu

• Empfaenger koennen das Original-Transkript nicht aendern oder loeschen

• Sie koennen die automatische E-Mail-Zusammenfassung jederzeit deaktivieren, um den Versand von Zusammenfassungen zu stoppen

• Vergangene Zusammenfassungen verbleiben in den Posteingaengen der Empfaenger, sofern diese sie nicht loeschen

Fehlerbehebung

Sie erhalten keine E-Mail-Zusammenfassungen?

• Pruefen Sie, ob die automatische E-Mail-Zusammenfassung in den Einstellungen aktiviert ist

• Ueberpruefen Sie, ob die E-Mail-Adressen korrekt eingegeben sind

• Pruefen Sie Spam-/Junk-Ordner

• Stellen Sie sicher, dass Sie eine aktive Internetverbindung haben, wenn die Sitzung endet

• Zusammenfassungen werden nach Abschluss der Transkription gesendet, was einige Minuten dauern kann

Zusammenfassungs-E-Mails verzoegert?

• Laengere Meetings benoetigen mehr Verarbeitungszeit

• Eine schlechte Internetverbindung kann den Versand verzoegern

• Pruefen Sie, ob die Transkription in der App noch verarbeitet wird

• Zusammenfassungen treffen in der Regel innerhalb von 5 Minuten nach Sitzungsende ein

Keine weiteren E-Mail-Adressen hinzufuegbar?

• Maximal 10 Empfaenger pro Konto

• Entfernen Sie ungenutzte E-Mail-Adressen, um Platz zu schaffen

• Stellen Sie sicher, dass das E-Mail-Format gueltig ist (name@domain.com)

Profi-Tipp: Erstellen Sie einen eigenen E-Mail-Ordner oder ein Label fuer Hedy-Zusammenfassungen, um Ihre Meeting-Zusammenfassungen organisiert und leicht durchsuchbar zu halten.