Récapitulatif automatique par e-mail

Récapitulatif automatique par e-mail

Recevez automatiquement des résumés de réunion et des actions à mener directement dans votre boîte de réception après chaque session.

Qu’est-ce que le récapitulatif automatique par e-mail ?

Le récapitulatif automatique par e-mail vous envoie un résumé complet de vos réunions directement par e-mail une fois la transcription terminée. Idéal pour rester organisé et partager les résultats de réunion avec les membres de l’équipe qui n’ont pas pu y assister.

Pour commencer

1. Ouvrez l’application Hedy

2. Accédez à Settings > Automation & Data

3. Trouvez la section Auto Email Recap

4. Activez la fonctionnalité

5. Saisissez votre ou vos adresses e-mail

Comment ça fonctionne

Lorsque vous enregistrez une réunion avec le récapitulatif automatique par e-mail activé :

• Traitement automatique : après la fin de votre session, Hedy traite la transcription

• Génération du résumé par IA : les points clés, les actions à mener et les décisions sont extraits

• Envoi par e-mail : un résumé mis en forme est envoyé à tous les destinataires configurés

• Aucune étape manuelle : tout se fait automatiquement en arrière-plan

Ajouter plusieurs destinataires

Partagez les récapitulatifs de réunion avec votre équipe en ajoutant plusieurs adresses e-mail :

1. Dans les paramètres du récapitulatif automatique par e-mail, localisez le champ e-mail

2. Saisissez les adresses e-mail séparées par des virgules

3. Chaque destinataire recevra sa propre copie du récapitulatif

Remarque : vous pouvez ajouter jusqu’à 10 destinataires par compte. Tous les destinataires reçoivent le même contenu de récapitulatif.

Contenu du récapitulatif

Chaque récapitulatif par e-mail contient :

• Titre de la réunion : basé sur le nom de la session ou généré automatiquement

• Date et durée : quand la réunion a eu lieu et combien de temps elle a duré

• Points clés : sujets importants et décisions abordées

• Actions à mener : tâches et prochaines étapes identifiées pendant la réunion

• Résumé : un aperçu concis de l’ensemble de la conversation

Inclure les notes détaillées (Pro)

Les utilisateurs Pro peuvent inclure les notes détaillées complètes dans leurs e-mails de récapitulatif, pas seulement le résumé :

1. Accédez à Settings > Automation & Data

2. Trouvez la section Auto Email Recap

3. Activez Include Detailed Notes

Cela fournit aux destinataires une documentation complète de la réunion incluant tous les points clés, décisions et contexte.

Récapitulatif à partir d’audio importé

Lorsque vous importez des fichiers audio ou vidéo dans Hedy, vous pouvez également générer et envoyer des e-mails de récapitulatif automatique à partir du contenu importé :

1. Importez votre fichier audio ou vidéo

2. Une fois le traitement terminé, le récapitulatif sera envoyé automatiquement si le récapitulatif automatique par e-mail est activé

C’est idéal pour traiter des enregistrements provenant de sources externes tout en bénéficiant de la commodité des résumés automatiques par e-mail.

Supprimer la marque Hedy (Pro)

Les utilisateurs Pro peuvent supprimer le pied de page “Powered by Hedy” des e-mails de récapitulatif pour une apparence plus épurée et en marque blanche :

1. Accédez à Settings > Automation & Data

2. Trouvez l’option White label emails

3. Activez-la pour supprimer la marque Hedy de vos e-mails de récapitulatif

Gestion des destinataires

Supprimer des destinataires

1. Accédez aux paramètres du récapitulatif automatique par e-mail

2. Trouvez l’adresse e-mail que vous souhaitez supprimer

3. Supprimez l’adresse e-mail du champ

4. Enregistrez la modification

Modifier des destinataires

Pour modifier une adresse e-mail :

1. Supprimez l’ancienne adresse e-mail

2. Ajoutez la nouvelle adresse e-mail

Bonnes pratiques

• Alignement d’équipe : ajoutez les parties prenantes clés qui ont besoin des mises à jour de réunion

• Documentation de projet : incluez les chefs de projet pour une documentation automatique

• Archive personnelle : utilisez votre e-mail professionnel pour un historique de réunions consultable

• Confidentialité d’abord : n’ajoutez que les destinataires qui doivent avoir accès au contenu de la réunion

Considérations de confidentialité

• Les récapitulatifs par e-mail contiennent le contenu de la réunion, donc n’ajoutez que des destinataires de confiance

• Les destinataires ne peuvent ni modifier ni supprimer la transcription originale

• Vous pouvez désactiver le récapitulatif automatique par e-mail à tout moment pour arrêter l’envoi des résumés

• Les récapitulatifs précédents restent dans les boîtes de réception des destinataires à moins qu’ils ne les suppriment

Dépannage

Vous ne recevez pas les récapitulatifs par e-mail ?

• Vérifiez que le récapitulatif automatique par e-mail est activé dans les paramètres

• Vérifiez que les adresses e-mail sont saisies correctement

• Vérifiez les dossiers spam/courrier indésirable

• Assurez-vous d’avoir une connexion Internet active lorsque la session se termine

• Les récapitulatifs sont envoyés après la fin de la transcription, ce qui peut prendre quelques minutes

Les récapitulatifs par e-mail sont retardés ?

• Les réunions plus longues nécessitent plus de temps de traitement

• Une connexion Internet médiocre peut retarder l’envoi

• Vérifiez si la transcription est encore en cours de traitement dans l’application

• Les récapitulatifs arrivent généralement dans les 5 minutes suivant la fin de la session

Impossible d’ajouter d’autres adresses e-mail ?

• Maximum de 10 destinataires par compte

• Supprimez les adresses e-mail inutilisées pour libérer de la place

• Assurez-vous que le format de l’e-mail est valide (nom@domaine.com)

Astuce Pro : créez un dossier ou un libellé dédié dans votre messagerie pour les récapitulatifs Hedy afin de garder vos résumés de réunion organisés et facilement consultables.