Resumen automatico por correo electronico

Resumen automatico por correo electronico

Reciba automaticamente resumenes de reuniones y elementos de accion en su bandeja de entrada despues de cada sesion.

¿Que es el resumen automatico por correo electronico?

El resumen automatico por correo electronico le envia un resumen completo de sus reuniones directamente a su correo electronico una vez que la transcripcion se ha completado. Es perfecto para mantenerse organizado y compartir los resultados de las reuniones con miembros del equipo que no pudieron asistir.

Primeros pasos

1. Abra la aplicacion Hedy

2. Navegue a Settings > Automation & Data

3. Encuentre la seccion Auto Email Recap

4. Active la funcion

5. Ingrese su(s) direccion(es) de correo electronico

Como funciona

Cuando graba una reunion con el resumen automatico por correo electronico activado:

• Procesamiento automatico: Despues de que su sesion finaliza, Hedy procesa la transcripcion

• Generacion de resumen con IA: Se extraen los puntos clave, elementos de accion y decisiones

• Entrega por correo electronico: Se envia un resumen formateado a todos los destinatarios configurados

• Sin pasos manuales: Todo ocurre automaticamente en segundo plano

Agregar multiples destinatarios

Comparta los resumenes de reuniones con su equipo agregando multiples direcciones de correo electronico:

1. En la configuracion de resumen automatico por correo electronico, localice el campo de correo electronico

2. Ingrese las direcciones de correo electronico separadas por comas

3. Cada destinatario recibira su propia copia del resumen

Nota: Puede agregar hasta 10 destinatarios de correo electronico por cuenta. Todos los destinatarios reciben el mismo contenido del resumen.

¿Que incluye el resumen?

Cada resumen por correo electronico contiene:

• Titulo de la reunion: Basado en el nombre de la sesion o generado automaticamente

• Fecha y duracion: Cuando ocurrio la reunion y cuanto duro

• Puntos clave: Temas importantes y decisiones discutidas

• Elementos de accion: Tareas y proximos pasos identificados durante la reunion

• Resumen: Una vision general concisa de toda la conversacion

Incluir notas detalladas (Pro)

Los usuarios Pro pueden incluir las notas detalladas completas en sus correos de resumen, no solo el resumen:

1. Vaya a Settings > Automation & Data

2. Encuentre la seccion Auto Email Recap

3. Active Include Detailed Notes

Esto proporciona a los destinatarios documentacion completa de la reunion, incluyendo todos los puntos clave, decisiones y contexto.

Resumen a partir de audio importado

Cuando importa archivos de audio o video a Hedy, tambien puede generar y enviar correos de resumen automatico a partir del contenido importado:

1. Importe su archivo de audio o video

2. Despues de que se complete el procesamiento, el resumen se enviara automaticamente si el resumen automatico por correo electronico esta activado

Esto es perfecto para procesar grabaciones de fuentes externas y aun asi obtener la comodidad de los resumenes automaticos por correo electronico.

Eliminar la marca de Hedy (Pro)

Los usuarios Pro pueden eliminar el pie de pagina “Powered by Hedy” de los correos de resumen para una apariencia mas limpia y de marca blanca:

1. Vaya a Settings > Automation & Data

2. Encuentre la opcion White label emails

3. Activela para eliminar la marca de Hedy de sus correos de resumen

Gestion de destinatarios

Eliminar destinatarios

1. Vaya a la configuracion de resumen automatico por correo electronico

2. Encuentre la direccion de correo electronico que desea eliminar

3. Elimine la direccion de correo electronico del campo

4. Guarde el cambio

Editar destinatarios

Para cambiar una direccion de correo electronico:

1. Elimine la direccion de correo electronico anterior

2. Agregue la nueva direccion de correo electronico

Mejores practicas

• Alineacion del equipo: Agregue a las partes interesadas clave que necesitan actualizaciones de reuniones

• Documentacion de proyectos: Incluya a los gerentes de proyecto para documentacion automatica

• Archivo personal: Use su correo de trabajo para un historial de reuniones con busqueda

• Privacidad primero: Solo agregue destinatarios que deban tener acceso al contenido de la reunion

Consideraciones de privacidad

• Los resumenes por correo electronico contienen contenido de la reunion, asi que solo agregue destinatarios de confianza

• Los destinatarios no pueden modificar ni eliminar la transcripcion original

• Puede desactivar el resumen automatico por correo electronico en cualquier momento para dejar de enviar resumenes

• Los resumenes anteriores permanecen en las bandejas de entrada de los destinatarios a menos que ellos los eliminen

Solucion de problemas

¿No recibe los resumenes por correo electronico?

• Verifique que el resumen automatico por correo electronico este activado en la configuracion

• Verifique que las direcciones de correo electronico esten ingresadas correctamente

• Revise las carpetas de spam/correo no deseado

• Asegurese de tener una conexion a internet activa cuando la sesion finalice

• Los resumenes se envian despues de que se completa la transcripcion, lo cual puede tardar unos minutos

¿Los correos de resumen se retrasan?

• Las reuniones mas largas tardan mas tiempo en procesarse

• Una conexion a internet deficiente puede retrasar el envio

• Verifique si la transcripcion aun se esta procesando en la aplicacion

• Los resumenes generalmente llegan dentro de los 5 minutos posteriores al final de la sesion

¿No puede agregar mas direcciones de correo electronico?

• Maximo de 10 destinatarios por cuenta

• Elimine las direcciones de correo electronico no utilizadas para hacer espacio

• Asegurese de que el formato del correo electronico sea valido (nombre@dominio.com)

Consejo profesional: Cree una carpeta o etiqueta de correo electronico dedicada para los resumenes de Hedy y mantenga sus resumenes de reuniones organizados y facilmente localizables.