Compartir sesiones y temas

¿Que es compartir en Hedy?

La funcionalidad de compartir permite a los usuarios Pro compartir sesiones individuales o temas completos (carpetas) con otras personas, facilitando la colaboracion en notas de reuniones e informacion clave. Los destinatarios reciben acceso de solo lectura a su contenido compartido, incluyendo transcripciones completas, grabaciones de audio (si estan disponibles) y resumenes generados por IA.

Primeros pasos para compartir

1. Asegurese de tener una suscripcion Pro (requerida para compartir)

2. Navegue hasta la sesion o el tema que desea compartir

3. Toque el boton de compartir

4. Elija su metodo de compartir: invitacion por correo electronico o enlace de un solo uso

5. Envie o copie el enlace para compartir

Nota: No necesita activar la sincronizacion completa en la nube para compartir sesiones. Consulte “Compartir sesiones locales” a continuacion para mas detalles.

Como funciona el uso compartido

El sistema de compartir de Hedy proporciona acceso seguro y controlado a su contenido:

• Invitaciones por correo electronico: Ingrese las direcciones de correo electronico de los destinatarios para enviar invitaciones. Recibiran un correo electronico con un enlace seguro de un solo uso.

• Enlaces de un solo uso: Genere un enlace unico que expira despues de un uso o 7 dias, lo que ocurra primero.

• Acceso de solo lectura: Los destinatarios pueden ver pero no editar su contenido compartido.

Compartir una sesion

1. Abra la sesion que desea compartir

2. Toque “Invite” en el menu de tres puntos

3. En el dialogo de compartir, elija su metodo:

   • Correo electronico: Cambie al modo de correo electronico e ingrese las direcciones de los destinatarios

   • Enlace: Cambie al modo de enlace para generar un enlace que pueda copiar

4. Para correo electronico: Toque “Send”

5. Para enlace: Toque “Copy Link” para copiar al portapapeles

Compartir un tema (carpeta)

1. Navegue a su vista de Topics

2. Abra el tema que desea compartir

3. Toque “Invite” en el menu de tres puntos

4. Siga el mismo proceso que para compartir una sesion

5. Todas las sesiones actuales y futuras en este tema estaran accesibles para los destinatarios

Nota: Cuando comparte un tema, los destinatarios obtienen acceso a todas las sesiones dentro de el, incluyendo cualquier sesion nueva que agregue posteriormente a ese tema.

Compartir sesiones locales (sin sincronizacion en la nube)

Puede compartir sesiones individuales incluso si no tiene activada la sincronizacion completa en la nube. Esta funcionalidad le permite mantener sus datos locales mientras comparte selectivamente sesiones especificas cuando sea necesario.

1. Abra la sesion local que desea compartir

2. Toque “Invite” en el menu de tres puntos

3. Hedy subira solo esa sesion a la nube para compartirla

4. La sesion permanece disponible para compartir mientras sus otras sesiones se mantienen locales

Esto es perfecto para usuarios que prefieren mantener sus datos privados pero que ocasionalmente necesitan compartir una reunion especifica con colegas.

Gestionar contenido compartido

Acceda a la seccion Invites para controlar todos sus elementos compartidos:

1. Abra Settings y vaya a la pestana Account, luego desplacese hasta la seccion Invites

2. Vea tres pestanas:

   • My Shares: Contenido que usted ha compartido con otros

   • Shared With Me: Contenido que otros han compartido con usted

   • Share Links: Estado de los enlaces de compartir generados

3. Para revocar acceso: Busque el elemento compartido y toque “Revoke”

4. Monitoree el estado de los enlaces: Vea si los enlaces estan usados, expirados o activos

Ver contenido compartido con usted

1. Cuando alguien comparte contenido con usted, recibira un correo electronico con un enlace

2. El contenido compartido aparecera automaticamente en sus sesiones/temas

¿Que se comparte?

Cuando comparte una sesion o tema, los destinatarios obtienen acceso de solo lectura a:

• Transcripciones completas: Transcripcion de texto completa de la sesion

• Resumenes de IA: Todas las conclusiones generadas por IA, puntos clave y elementos de accion

• Metadatos de la sesion: Fecha, duracion e informacion del tema

• Contenido futuro: Para temas, cualquier sesion nueva agregada posteriormente tambien es accesible

Privacidad y seguridad

Su privacidad esta protegida durante todo el proceso de compartir:

• Tokens seguros: Los enlaces de compartir utilizan tokens aleatorios criptograficamente seguros

• Proteccion de un solo uso: Cada enlace solo puede usarse una vez

• Expiracion de 7 dias: Los enlaces no utilizados expiran automaticamente despues de 7 dias

• Acceso revocable: Revoque instantaneamente cualquier elemento compartido desde la gestion de elementos compartidos

Mejores practicas

• Revise el contenido de la sesion antes de compartir para asegurarse de que no se incluya informacion confidencial

• Use la pantalla de gestion de elementos compartidos para monitorear los elementos compartidos activos

• Recuerde que compartir un tema incluye todas las sesiones futuras agregadas a ese tema

• Revise y revoque regularmente los elementos compartidos antiguos que ya no necesite

• Cree temas dedicados para contenido que comparte frecuentemente con equipos especificos

Solucion de problemas

El destinatario no recibio la invitacion por correo electronico

• Verifique la direccion de correo electronico en busca de errores tipograficos

• Pidales que revisen las carpetas de spam/correo no deseado

• El envio de correo electronico es asincrono - espere unos minutos

• Intente generar un enlace en su lugar y compartirlo directamente

• Verifique si Cloud Functions esta operativo en su region

El enlace de un solo uso dice que esta expirado o ya fue usado

• Los enlaces de un solo uso solo pueden accederse una vez

• Los enlaces expiran automaticamente despues de 7 dias si no se usan

• Una vez usado, el enlace se invalida inmediatamente

• Genere un nuevo enlace desde la gestion de elementos compartidos si es necesario

No puede encontrar el contenido compartido

• El contenido compartido aparece en sus listas regulares de Sessions/Topics

• Busque elementos marcados con un indicador de compartido

• Acceda a Settings → Share Management → Shared With Me tab

• Asegurese de haber iniciado sesion en la cuenta correcta

• Intente actualizar su lista de sesiones deslizando hacia abajo

Desea revocar el acceso al contenido compartido

• Vaya a Settings → Share Management

• Navegue a la pestana “My Shares”

• Busque el elemento compartido que desea revocar

• Toque “Revoke” para eliminar el acceso inmediatamente

Consejo profesional: Cree un tema dedicado para contenido que comparte regularmente con su equipo. Cuando comparta el tema una vez, todas las sesiones futuras agregadas a el seran automaticamente accesibles para los destinatarios.