Partager des sessions et des sujets

Qu’est-ce que le partage dans Hedy ?

La fonctionnalité de partage permet aux utilisateurs Pro de partager des sessions individuelles ou des sujets entiers (dossiers) avec d’autres personnes, rendant la collaboration sur les notes de réunion et les analyses fluide et transparente. Les destinataires reçoivent un accès en lecture seule à votre contenu partagé, y compris les transcriptions complètes, les enregistrements audio (si disponibles) et les résumés générés par l’IA.

Premiers pas avec le partage

Assurez-vous de disposer d’un abonnement Pro (nécessaire pour le partage)
Accédez à la session ou au sujet que vous souhaitez partager
Appuyez sur le bouton de partage
Choisissez votre méthode de partage : invitation par e-mail ou lien à usage unique
Envoyez ou copiez le lien pour le partager

Remarque : Vous n’avez pas besoin d’activer la synchronisation cloud complète pour partager des sessions. Consultez la section « Partager des sessions locales » ci-dessous pour plus de détails.

Fonctionnement du partage

Le système de partage de Hedy offre un accès sécurisé et contrôlé à votre contenu :

Invitations par e-mail : Saisissez les adresses e-mail des destinataires pour envoyer des invitations. Ils recevront un e-mail contenant un lien sécurisé à usage unique.
Liens à usage unique : Générez un lien unique qui expire après une utilisation ou au bout de 7 jours, selon ce qui survient en premier.
Accès en lecture seule : Les destinataires peuvent consulter votre contenu partagé, mais ne peuvent pas le modifier.

Partager une session

Ouvrez la session que vous souhaitez partager
Appuyez sur « Invite » dans le menu à trois points
Dans la boîte de dialogue de partage, choisissez votre méthode :
- E-mail : Basculez en mode e-mail et saisissez les adresses des destinataires
- Lien : Basculez en mode lien pour générer un lien copiable
Pour l’e-mail : Appuyez sur « Send »
Pour le lien : Appuyez sur « Copy Link » pour copier dans le presse-papiers

Partager un sujet (dossier)

Accédez à votre vue Topics
Ouvrez le sujet que vous souhaitez partager
Appuyez sur « Invite » dans le menu à trois points
Suivez la même procédure que pour le partage d’une session
Toutes les sessions actuelles et futures de ce sujet seront accessibles aux destinataires

Remarque : Lorsque vous partagez un sujet, les destinataires ont accès à toutes les sessions qu’il contient, y compris les nouvelles sessions que vous ajouterez ultérieurement.

Partager des sessions locales (sans synchronisation cloud)

Vous pouvez partager des sessions individuelles même si vous n’avez pas activé la synchronisation cloud complète. Cette fonctionnalité vous permet de conserver vos données en local tout en partageant ponctuellement des sessions spécifiques selon vos besoins.

Ouvrez la session locale que vous souhaitez partager
Appuyez sur « Invite » dans le menu à trois points
Hedy téléchargera uniquement cette session vers le cloud pour le partage
La session reste disponible pour le partage tandis que vos autres sessions restent en local

Cette option est idéale pour les utilisateurs qui préfèrent garder leurs données privées, mais qui ont parfois besoin de partager une réunion spécifique avec des collègues.

Gérer le contenu partagé

Accédez à la section Invites pour contrôler tous vos partages :

Ouvrez Settings et rendez-vous dans l’onglet Account, puis faites défiler jusqu’à la section Invites
Consultez les trois onglets :
- My Shares : Le contenu que vous avez partagé avec d’autres
- Shared With Me : Le contenu que d’autres ont partagé avec vous
- Share Links : L’état des liens de partage générés
Pour révoquer un accès : Trouvez le partage et appuyez sur « Revoke »
Suivez l’état des liens : Vérifiez si les liens sont utilisés, expirés ou actifs

Consulter le contenu partagé avec vous

Lorsqu’une personne partage du contenu avec vous, vous recevez un e-mail contenant un lien
Le contenu partagé apparaîtra automatiquement dans vos sessions/sujets

Ce qui est partagé

Lorsque vous partagez une session ou un sujet, les destinataires obtiennent un accès en lecture seule à :

Transcriptions complètes : La transcription textuelle intégrale de la session
Résumés IA : Toutes les analyses générées par l’IA, les points clés et les actions à mener
Métadonnées de session : Date, durée et informations sur le sujet
Contenu futur : Pour les sujets, toute nouvelle session ajoutée ultérieurement est également accessible

Confidentialité et sécurité

Votre vie privée est protégée tout au long du processus de partage :

Tokens sécurisés : Les liens de partage utilisent des tokens aléatoires cryptographiquement sécurisés
Protection à usage unique : Chaque lien ne peut être utilisé qu’une seule fois
Expiration à 7 jours : Les liens non utilisés expirent automatiquement au bout de 7 jours
Accès révocable : Révoquez instantanément tout partage depuis la gestion des partages

Bonnes pratiques

Vérifiez le contenu de la session avant de la partager pour vous assurer qu’aucune information sensible n’est incluse
Utilisez l’écran de gestion des partages pour surveiller les partages actifs
N’oubliez pas que les partages de sujets incluent toutes les sessions futures ajoutées à ce sujet
Passez régulièrement en revue et révoquez les anciens partages dont vous n’avez plus besoin
Créez des sujets dédiés pour le contenu que vous partagez fréquemment avec des équipes spécifiques

Dépannage

Le destinataire n’a pas reçu l’invitation par e-mail

Vérifiez l’adresse e-mail pour détecter d’éventuelles fautes de frappe
Demandez-lui de vérifier les dossiers spam/courrier indésirable
L’envoi d’e-mails est asynchrone — patientez quelques minutes
Essayez de générer un lien à la place et de le partager directement
Vérifiez si les Cloud Functions sont opérationnelles dans votre région

Le lien à usage unique indique qu’il est expiré ou déjà utilisé

Les liens à usage unique ne peuvent être consultés qu’une seule fois
Les liens expirent automatiquement après 7 jours s’ils ne sont pas utilisés
Une fois utilisé, le lien devient immédiatement invalide
Générez un nouveau lien depuis la gestion des partages si nécessaire

Impossible de trouver le contenu partagé

Le contenu partagé apparaît dans vos listes habituelles de sessions/sujets
Recherchez les éléments marqués d’un indicateur de partage
Accédez à Settings > Share Management > onglet Shared With Me
Assurez-vous d’être connecté au bon compte
Essayez de rafraîchir votre liste de sessions en tirant vers le bas

Vous souhaitez révoquer l’accès au contenu partagé

Rendez-vous dans Settings > Share Management
Accédez à l’onglet « My Shares »
Trouvez le partage que vous souhaitez révoquer
Appuyez sur « Revoke » pour supprimer immédiatement l’accès

Astuce Pro : Créez un sujet dédié pour le contenu que vous partagez régulièrement avec votre équipe. Lorsque vous partagez le sujet une fois, toutes les sessions futures qui y sont ajoutées sont automatiquement accessibles aux destinataires.