Comment utiliser Hedy pour le coaching et le mentorat

Le coaching repose sur deux choses que Hedy fait bien : poser la question à laquelle vous n’aviez pas pensé, et se souvenir de ce que votre client a dit il y a trois sessions. Ce guide vous montre comment configurer le type de session Coaching & Mentoring pour qu’il fasse les deux.

Cela vaut pour les visioconférences sur votre ordinateur et pour les séances en présentiel avec votre téléphone posé sur la table. Les appels téléphoniques font exception : Hedy ne peut pas capter un appel sur le téléphone qui le prend, ni sur iPhone ni sur Android. Si vous coachez par téléphone, prenez l’appel sur votre Mac, ou activez le haut-parleur et lancez Hedy sur un second appareil. Enregistrer les appels téléphoniques explique pourquoi et détaille les solutions.

La configuration compte ici plus que pour la plupart des types de session, car le coaching est une relation qui s’étend sur des mois et Hedy a besoin de savoir qui il écoute.

Étape 1 : sélectionner le type de session Coaching & Mentoring

Avant votre première séance :

1. Ouvrez Paramètres et allez dans l’onglet Sessions

2. Sélectionnez Coaching & Mentoring comme type de session

Hedy sait ainsi que vous êtes le coach et que l’autre personne est votre client. Les suggestions deviennent des questions que vous pourriez poser plutôt que des réponses que vous pourriez donner, et les notes s’organisent autour de la progression de votre client, pas de votre performance.

Étape 2 : décrire votre pratique dans le contexte de la session

C’est la moitié réutilisable de votre configuration, celle qui reste vraie quel que soit le client en face de vous. Touchez Contexte de la session, rédigez-le une fois et enregistrez-le comme contexte personnalisé. Chaque séance avec chaque client part de là.

Ce qui a sa place ici :

Qui vous êtes et comment vous coachez

Votre rôle, si vous faites du coaching, du mentorat ou les deux, et l’approche dont vous vous servez. Un coach formé à un modèle précis reçoit des suggestions façonnées par ce modèle plutôt que des conseils génériques.

Le public avec lequel vous travaillez

Dirigeants, fondateurs, doctorants, managers récemment nommés. Cela change ce à quoi ressemble une question utile.

Comment vous voulez que vos séances soient traitées

Tout ce qui, dans votre façon de travailler, doit s’appliquer à chaque fois. Si vous terminez toujours par un engagement, dites-le et Hedy y prêtera attention.

Exemple de contexte de session : « Je suis coach académique et j’accompagne en tête-à-tête des doctorants sur l’avancement de leur recherche, la relation avec leur direction de thèse et la planification du manuscrit. Je coache plutôt que je ne conseille : je veux des questions qui amènent l’étudiant à ses propres conclusions. Chaque séance se termine par un engagement concret pour la fois suivante. »

Remarquez ce qui n’y figure pas : aucun client en particulier. Ils changent d’une séance à l’autre, ils vivent donc un cran au-dessus, dans le sujet.

Étape 3 : créer un sujet par client

C’est l’étape qui rend Hedy vraiment utile pour le coaching, au lieu d’être simplement présent. Chaque client a son propre sujet :

1. Créez un sujet portant le nom du client

2. Rattachez-y toutes les séances avec cette personne

3. Ouvrez le sujet, touchez Modifier et saisissez les informations du client dans le champ de contexte

Cette troisième partie est le contexte du sujet, et il s’applique automatiquement à chaque séance à l’intérieur du sujet. Commencez par le nom du client, puis ajoutez ce qu’un collègue devrait savoir avant d’assurer une séance à votre place : vers quoi la personne travaille, sous quelles contraintes, quels schémas vous avez repérés, ce qui demande de la délicatesse.

Inscrire le nom ici compte plus qu’il n’y paraît. Hedy sait déjà que vous êtes le coach grâce au type de session, mais lorsqu’il doit décider quel nom figure en tête du récapitulatif, il se fie à la note du sujet au lieu de se rabattre sur le vôtre.

Comme les séances sont regroupées, Hedy peut aussi travailler d’une séance à l’autre. Il peut remarquer qu’un engagement pris le mois dernier revient, qu’un thème se répète, ou que ce que votre client jugeait impossible à la deuxième séance est exactement ce qu’il vient de faire.

Les comptes gratuits incluent un sujet, soit un client actif. Les comptes Pro disposent de sujets illimités, un par personne que vous accompagnez.

Étape 4 : mener la séance

Lancez la session et oubliez-la. Hedy écoute en arrière-plan et n’a besoin de rien de votre part pendant que vous travaillez.

Les suggestions automatiques apparaissent d’elles-mêmes. Elles sont volontairement rares, une à trois à la fois et seulement quand elles méritent de détourner votre attention de votre client. En coaching, elles arrivent sous forme de :

• Une question plus profonde quand la conversation a ouvert quelque chose qui mérite d’être suivi et qu’une question plus juste ira plus loin que celle que vous alliez poser

• Un espace pour la découverte personnelle quand votre client est sur le point d’y arriver seul et a besoin d’espace plutôt que d’apport

• Engagement quand un engagement se dessine et pourrait être rendu concret, mesurable ou daté

• Présence quand la dynamique de la séance demande attention, y compris les moments où se taire est le choix le plus fort

• Un fil d’une séance précédente quand quelque chose ici rejoint une avancée passée, un ancien engagement ou un schéma qu’il vaut la peine de nommer

Actions rapides à portée de main

Quand vous voulez de l’aide sur le moment, touchez une action rapide. La liste complète se trouve dans la référence des invites rapides Coaching & Mentoring, regroupée selon votre objectif :

Questionnement puissant pour une question qui remet en cause une hypothèse, relie la situation aux valeurs de votre client, le fait passer du problème à la possibilité ou propose un autre angle.

Découverte menée par le client pour un reflet qui saisit le sens sous les mots, afin que la personne se sente entendue et s’entende elle-même.

Clarification des objectifs pour transformer quelque chose de vague en quelque chose sur quoi vous pouvez réellement travailler à deux.

Planification des actions pour convertir une prise de conscience en engagement avant la fin de la séance.

Évaluation des progrès pour mesurer le mouvement par rapport à ce que la personne disait vouloir.

Développement du coach pour un retour sur votre propre pratique plutôt que sur le client.

Étape 5 : relire ce qui en ressort

Ensuite, Hedy produit deux documents.

Récapitulatif de la session, intitulé avec le nom de votre client et le thème de la séance, contenant :

• Vue d’ensemble de ce que vous avez exploré ensemble

• Éclairages et progression, les prises de conscience et les déplacements, reliés aux objectifs de votre client

• Engagements et prochaines étapes, ce à quoi votre client s’est réellement engagé, dans ses propres mots

• Vos tâches, qui ne contiennent que ce que vous devez faire personnellement, comme préparer une question de réflexion pour la fois suivante. Les engagements de votre client restent dans le récapitulatif, à leur place, et ne deviennent pas des tâches sur votre liste.

Notes détaillées, un compte rendu de progression plus complet, avec des sections consacrées au contexte et au point de départ, aux éclairages et découvertes clés, aux questions et réflexions, aux actions et engagements, aux progrès et réussites, aux ressources et soutiens, et au focus de la prochaine séance. Quand votre client mentionne quelque chose de personnel, une étape importante, un centre d’intérêt ou un événement de sa vie, cela se rassemble dans une section Personnes et contexte pour que vous puissiez y revenir la fois suivante au lieu de vous en souvenir à moitié.

Ce que Hedy ne fera jamais

• Rejoindre votre appel comme un bot. Hedy fonctionne en privé sur votre propre appareil. Rien n’apparaît dans la réunion et votre client ne voit rien.

• Coacher votre client à votre place. Les suggestions sont des questions et des ouvertures. Vous décidez quoi demander, quand, et s’il faut demander quoi que ce soit.

• Transformer les engagements de votre client en tâches pour vous. La distinction entre ce à quoi la personne s’est engagée et ce que vous lui devez est maintenue volontairement.

• Donner des conseils inventés. Les éclairages viennent de ce qui a réellement été dit et du contexte que vous avez fourni, pas d’un répertoire de lieux communs sur le coaching.

Les conversations de coaching sont confidentielles par nature, et la capture audio est un réglage optionnel distinct dans Hedy. Si vous l’activez, lisez d’abord lois sur l’enregistrement et consentement et convenez-en avec votre client.

Conseils pour de meilleurs résultats

• Mettez à jour le contexte du sujet après chaque séance. Deux lignes sur ce qui a bougé suffisent. Cela s’accumule : à la sixième séance, Hedy travaille à partir d’une image réelle de votre client et non d’une première impression.

• Gardez le nom à jour dans le contexte du sujet. Si vous accompagnez deux personnes portant le même prénom, ajoutez les noms de famille. Hedy se sert de ce que vous avez écrit là pour distinguer qui est qui.

• Laissez le silence s’installer. La suggestion sera encore là dans dix secondes. Une question posée parce qu’elle est apparue sur un écran ne produit pas le même effet qu’une question posée parce que vous écoutiez.

• Lisez le focus de la prochaine séance avant de commencer la suivante. C’est la préparation la moins coûteuse qui soit, et elle vient de la séance et non de votre mémoire.

Astuce : Quand votre client dit quelque chose qui vous surprend, notez-le dans vos notes de session avec ses propres mots, tant que c’est frais. Hedy privilégie vos notes par rapport à la transcription pour les noms, l’orthographe et les formulations, si bien que ce qui arrive dans le récapitulatif est ce que vous avez écrit et non ce que la reconnaissance vocale a entendu.