Migrer votre compte Hedy vers le stockage de données dans l'UE

Si vous avez créé votre compte Hedy avant que le stockage de données dans l’UE ne soit disponible, ce guide vous accompagne pour transférer vos données vers un nouveau compte basé dans l’UE.

Pourquoi est-ce nécessaire ?

L’option de résidence des données dans l’UE de Hedy stocke toutes vos données conversationnelles sur des serveurs situés dans l’Union européenne. Cette option n’est disponible que lors de la création du compte et ne peut pas être modifiée par la suite.

Les comptes créés avant l’introduction de cette fonctionnalité stockent les données sur des serveurs américains. Pour bénéficier d’un stockage complet des données dans l’UE, vous devez créer un nouveau compte, sélectionner l’UE lors de la configuration et transférer vos données à l’aide des outils d’export/import intégrés à Hedy.

Avant de commencer

Assurez-vous d’avoir :

• Une seconde adresse e-mail pour votre nouveau compte (chaque compte Hedy nécessite une adresse e-mail unique)

• Hedy mis à jour vers la dernière version sur au moins un appareil

• Quelques minutes pour compléter le processus

Étape 1 : exportez vos données

L’export JSON capture la quasi-totalité de votre compte en un seul fichier : sessions avec transcriptions et résumés, topics, highlights, tâches à faire, vocabulaire personnalisé et profils de contexte de session.

1. Ouvrez Settings et accédez à Automation & Data

2. Sous Backup & Transfer, appuyez sur Export All Data

3. Enregistrez le fichier JSON à un emplacement accessible depuis votre appareil (par exemple, Files, Downloads ou un service cloud)

Conseil : Le format JSON préserve le maximum de données. Si vous souhaitez également des copies lisibles de vos transcriptions, utilisez Advanced Export pour exporter en Markdown ou CSV.

Étape 2 : créez votre nouveau compte UE

1. Déconnectez-vous de votre compte actuel

2. Créez un nouveau compte en utilisant votre seconde adresse e-mail

3. Lors de la configuration, lorsque vous voyez « Where should we store your data? », sélectionnez European Union

4. Terminez le reste du processus d’intégration

Important : La région de stockage des données est permanente et ne peut pas être modifiée après la création du compte. Assurez-vous de sélectionner European Union lors de cette étape.

Étape 3 : importez vos données

Une fois connecté à votre nouveau compte UE :

1. Ouvrez Settings et accédez à Automation & Data

2. Sous Backup & Transfer, appuyez sur Import Data

3. Sélectionnez le fichier JSON que vous avez exporté à l’étape 1

4. Examinez le résumé montrant ce qui sera importé (topics, sessions, highlights, tâches, vocabulaire et profils de contexte)

5. Appuyez sur Start Import et attendez la fin du processus

L’importation gère automatiquement les doublons, vous pouvez donc la relancer en toute sécurité si nécessaire.

Étape 4 : transférez votre licence

Si vous avez un abonnement Pro ou Lifetime, il est lié à votre ancien compte. Pour le transférer :

1. Envoyez un e-mail à support@hedy.bot

2. Indiquez votre ancienne adresse e-mail et votre nouvelle adresse e-mail

3. Demandez que votre licence soit transférée vers le nouveau compte

Les transferts de licence sont effectués manuellement et prennent généralement 1 à 2 jours ouvrables.

Étape 5 : reconfigurez les paramètres restants

Certains paramètres de compte ne sont pas inclus dans le fichier d’export et doivent être configurés à nouveau manuellement :

• Configurations de webhooks (si vous utilisez des webhooks pour les automatisations)

• Paramètres d’e-mail de recap automatique et adresses des destinataires

• Liens de partage (les anciens liens partagés cesseront de fonctionner ; créez-en de nouveaux selon les besoins)

• Préférences de notification

Étape 6 : vérifiez et nettoyez

1. Confirmez que votre région s’affiche comme European Union dans Settings > Privacy & System

2. Démarrez une session test pour vous assurer que l’enregistrement et les fonctionnalités IA fonctionnent correctement

3. Vérifiez ponctuellement quelques sessions importées pour confirmer que les transcriptions, highlights et tâches ont bien été transférés

4. Une fois satisfait, vous pouvez supprimer votre ancien compte (Account Settings > Delete Account)

Ce qui est transféré vs. ce qui ne l’est pas

Inclus dans l’export/import JSON :

• Sessions avec transcriptions, résumés et horodatages

• Topics (mis en correspondance par nom ou créés automatiquement)

• Highlights (avec les associations de sessions préservées)

• Tâches à faire et actions à mener

• Liste de vocabulaire personnalisé et état d’activation

• Profils de contexte de session (avec les horodatages préservés)

Nécessite une configuration manuelle sur le nouveau compte :

• Configurations de webhooks

• Paramètres d’e-mail de recap automatique

• Liens de partage (les anciens liens cessent de fonctionner)

• Préférences de notification et autres paramètres de compte

• Licence/abonnement (contactez le support)

Référence rapide

• Puis-je changer mon compte existant vers l’UE ? Non. La région de stockage des données est définie lors de la création du compte et est permanente.

• Ai-je besoin d’une adresse e-mail différente ? Oui. Chaque compte nécessite une adresse e-mail unique.

• Mon abonnement sera-t-il transféré ? Oui. Contactez support@hedy.bot pour le transférer vers votre nouveau compte.

• Vais-je perdre des données ? L’export/import JSON préserve les sessions, topics, highlights, tâches, vocabulaire et profils de contexte. Un petit nombre de paramètres nécessitent une configuration manuelle.

• Combien de temps cela prend-il ? L’export, la création du compte et l’import prennent environ 15 minutes. Le transfert de licence peut prendre 1 à 2 jours ouvrables.