Confidentialité et synchronisation Cloud dans Hedy Team
Les administrateurs Hedy Team gèrent les personnes, les sièges et la facturation. Ils ne peuvent pas ouvrir les sessions privées, les transcriptions, les notes ou les sujets personnels des membres. Une session est partagée avec l’équipe uniquement lorsque son propriétaire l’attribue à un sujet d’équipe. L’organisation contrôle toutefois si les sessions des membres sont synchronisées dans le cloud, ainsi que la région où les données de l’équipe sont stockées.
Ce que les administrateurs peuvent voir
Dans l’administration de l’équipe, les propriétaires et les administrateurs voient l’adresse e-mail, le rôle, le statut de l’invitation et l’attribution d’un siège pour chaque personne. Les propriétaires voient aussi le forfait, le nombre de sièges et les factures.
L’administration de l’équipe ne permet pas de voir ce que les personnes disent ou enregistrent. Les administrateurs n’y ont accès à aucune liste de sessions, transcription, récapitulatif, note ou fichier audio.
Ce que les sujets d’équipe partagent
Lorsqu’un membre attribue une session à un sujet d’équipe, toute l’équipe peut lire sa transcription, son récapitulatif, ses notes et ses tâches une fois la session terminée. Les administrateurs et le propriétaire la voient de la même manière que les autres membres, sans accès supplémentaire.
Votre chat avec Hedy et votre audio ne sont jamais partagés. Les administrateurs ne peuvent pas modifier la session d’un collègue ni la retirer d’un sujet d’équipe.
Le réglage de synchronisation Cloud de l’organisation
Les propriétaires et les administrateurs choisissent l’une des trois options dans Données et confidentialité :
- Au choix des membres (activé par défaut) : chaque membre décide si ses sessions sont synchronisées dans le cloud. C’est le réglage recommandé.
- Toujours activé : les sessions de chaque membre sont synchronisées dans le cloud.
- Toujours désactivé : les nouvelles sessions restent sur les appareils des membres. Les données synchronisées auparavant sont conservées.
Changer ce réglage déconnecte toutes les personnes de l’organisation, vous compris, afin que la nouvelle règle s’applique lors de leur prochaine connexion. Les membres voient « Cloud Sync est requis par votre organisation. » ou « Cloud Sync est désactivé par votre organisation. » sous Cloud Sync dans les Paramètres.
Avec Toujours désactivé, les sujets d’équipe ne sont pas disponibles dans l’organisation.
Les réglages de synchronisation Cloud deviennent disponibles une fois que votre organisation a souscrit un abonnement.
Que deviennent les données d’un membre lorsqu’il est retiré ?
Retirer un membre met fin immédiatement à son accès. Ses données ne sont pas supprimées :
- Avec Toujours activé, l’organisation conserve ses données.
- Avec Choix des membres, l’organisation conserve les données qu’il a synchronisées.
- Avec Toujours désactivé, aucune nouvelle session n’est synchronisée, et les sessions synchronisées auparavant restent dans son compte.
Les sessions qu’il avait attribuées à des sujets d’équipe disparaissent de ces sujets.
Où sont stockées les données de votre équipe ?
La région de l’organisation, États-Unis ou Union européenne, est choisie lors de la création de l’organisation et ne peut pas être modifiée. Tous les comptes des membres utilisent la même région. Vous pouvez la vérifier sous Emplacement des données dans Données et confidentialité.
Pour comprendre le stockage dans l’UE en général, consultez Résidence des données : choisir où vos données sont stockées.
