Utiliser les contextes d'entreprise sur Hedy Team

Un contexte d’entreprise est un texte d’information sur votre entreprise que les propriétaires et les administrateurs ajoutent une seule fois sur Hedy Team. Chaque membre disposant d’un siège le reçoit sur tous ses appareils, et Hedy l’utilise dans ses suggestions en direct, son chat, ses récapitulatifs et ses notes détaillées. Décrivez-y vos produits, vos tarifs et le fonctionnement de votre équipe pour que personne n’ait à coller les mêmes informations dans son propre contexte de session.

Les contextes d’entreprise font partie de Hedy Team. Chaque membre conserve ses propres contextes de session et fichiers, et Hedy utilise les deux ensemble.

Ajouter un contexte d’entreprise

Les propriétaires et les administrateurs ajoutent les contextes d’entreprise dans le portail web d’administration.

1. Ouvrez l’administration de l’équipe et accédez à Contextes d’entreprise.
2. Choisissez Nouveau contexte d’entreprise.
3. Saisissez un nom, puis les informations de fond : vos produits, vos tarifs, le fonctionnement de l’équipe et tout ce que Hedy doit savoir dans chaque conversation.
4. Enregistrez.

Chaque contexte d’entreprise peut contenir jusqu’à 100 000 caractères de texte. Vous pouvez en ajouter autant que nécessaire, par exemple un pour les produits et les tarifs, et un autre pour le fonctionnement de votre équipe commerciale.

Modifier, renommer ou supprimer un contexte d’entreprise

Ouvrez un contexte d’entreprise dans Contextes d’entreprise pour modifier son texte, le renommer ou le supprimer. Les modifications se répercutent automatiquement sur les appareils des membres.

Si une autre personne a enregistré une version plus récente pendant que vous faisiez vos modifications, Hedy vous demande laquelle conserver. Choisissez Utiliser leur version pour reprendre la sienne, ou Conserver la mienne pour la remplacer par la vôtre.

Ce que les membres voient

Les membres n’ont rien à faire. Les contextes d’entreprise apparaissent sur tous leurs appareils, quel que soit leur réglage de synchronisation Cloud. Les membres qui conservent leurs propres sessions sur leur appareil les reçoivent donc aussi.

Les membres trouvent les contextes d’entreprise dans Paramètres > Personnalisation, sous Contexte et instructions de session IA, dans la section Défini par votre équipe. Appuyer sur un contexte affiche son texte complet. Seuls les propriétaires et les administrateurs peuvent modifier ou supprimer les contextes d’entreprise.

Comment Hedy les utilise

Hedy utilise les contextes d’entreprise dans les suggestions en direct, le chat, les récapitulatifs et les notes détaillées de chaque membre, avec ses propres contextes de session et fichiers. Les textes courts sont utilisés intégralement. Pour les textes longs, Hedy recherche les passages pertinents pour la conversation et indexe le texte pour pouvoir les retrouver. L’article Confidentialité et synchronisation Cloud dans Hedy Team explique comment et où le texte est stocké.

Pour le moment, les contextes d’entreprise ne contiennent que du texte : vous ne pouvez pas encore y téléverser de fichiers. Les membres peuvent toujours ajouter leurs propres fichiers à leurs contextes de session.

« Le texte long n’est pas encore entièrement disponible dans la recherche pour votre équipe. »

Si un enregistrement est interrompu, le portail affiche Le texte long n’est pas encore entièrement disponible dans la recherche pour votre équipe. Ouvrez et enregistrez pour terminer. Votre texte est enregistré, mais Hedy ne peut pas encore rechercher les passages pertinents dans le texte long. Ouvrez le contexte d’entreprise et enregistrez-le à nouveau pour faire disparaître le message.

Lorsqu’une personne quitte l’équipe

Lorsqu’un membre est retiré de l’équipe ou perd son siège, les contextes d’entreprise sont retirés de ses appareils. Il conserve ses propres contextes de session, sessions et fichiers. L’article Inviter et gérer les membres de votre Hedy Team explique comment fonctionne le retrait d’un membre.

Confidentialité

Les contextes d’entreprise sont stockés dans la région de données de votre organisation. Chaque membre de l’équipe peut lire ce que vous y écrivez. N’y incluez donc rien que vous ne souhaiteriez pas montrer à tous, comme des données personnelles ou des informations confidentielles destinées à quelques personnes seulement.

Pour savoir comment Hedy traite les données en général, consultez Aperçu de la confidentialité des données.