Общий доступ к сессиям и темам

Что такое общий доступ в Hedy?

Пользователи Pro могут делиться отдельными сессиями или целыми темами (папками) с другими людьми. Сделать это можно тремя способами, и они различаются тем, кто сможет открыть отправленное вами.

Приглашение по электронной почте: указанный вами человек получает письмо. Он входит в бесплатный аккаунт Hedy, и содержимое появляется в его собственном списке сессий только для чтения.
Ссылка-приглашение: одноразовая ссылка, которую можно отправить любым удобным способом. Первый, кто откроет её и войдёт в аккаунт, получает тот же доступ только для чтения.
Публичная ссылка: веб-страница, которую может открыть любой, у кого есть адрес, без аккаунта Hedy и без входа. Вы сами выбираете, что покажет страница и когда истечёт срок действия ссылки.

Аудио не входит ни в один из вариантов: ваши записи никогда не попадают на серверы Hedy, поэтому Hedy нечем делиться. Если нужно поделиться одним моментом, а не всей сессией, можно отправить основной момент Hedy.

Как начать делиться

Убедитесь, что у вас есть подписка Pro (для общего доступа она обязательна)
Откройте сессию или тему, которой хотите поделиться
Нажмите кнопку «Поделиться»
Выберите способ: электронная почта, ссылка-приглашение или публичная ссылка
Отправьте или скопируйте ссылку

Примечание: чтобы делиться сессиями, не нужно включать полную облачную синхронизацию. Подробности в разделе «Общий доступ к локальным сессиям» ниже.

Как работает общий доступ

Приглашения по электронной почте и ссылки-приглашения работают одинаково:

Нужен аккаунт Hedy: тому, кого вы приглашаете, нужно войти в Hedy, чтобы открыть ссылку. Достаточно бесплатного аккаунта, платный тариф не требуется. Если нужно отправить что-то человеку без аккаунта Hedy, используйте публичную ссылку.
Приглашения по электронной почте: введите адреса получателей, чтобы отправить приглашения. Они получат письмо с защищённой одноразовой ссылкой.
Одноразовые ссылки: создайте уникальную ссылку, которая истекает после первого использования или через 7 дней, в зависимости от того, что наступит раньше.
Доступ только для чтения: получатели могут просматривать общий контент, но не могут его редактировать.

Как поделиться сессией

Откройте сессию, которой хотите поделиться
Нажмите «Пригласить на сессию» в меню с тремя точками
В окне общего доступа выберите способ:
- Эл. почта: переключитесь на режим электронной почты и введите адреса получателей
- Ссылка: переключитесь на режим ссылки, чтобы создать ссылку, которую можно скопировать
Для электронной почты: нажмите «Отправить»
Для ссылки: нажмите «Скопировать ссылку», чтобы скопировать её в буфер обмена

Как поделиться темой (папкой)

Перейдите в раздел «Темы»
Откройте тему, которой хотите поделиться
Нажмите «Пригласить к теме» в меню с тремя точками
Дальше действуйте так же, как при общем доступе к сессии
Все текущие и будущие сессии в этой теме станут доступны получателям

Примечание: когда вы делитесь темой, получатели получают доступ ко всем сессиям в ней, включая те, которые вы добавите позже.

Как поделиться сессией по публичной ссылке

Публичная ссылка открывает сессию как веб-страницу. Любой, у кого есть ссылка, может открыть её в браузере без аккаунта Hedy и без входа. Публичные ссылки работают для сессий, но не для тем.

Откройте сессию, которой хотите поделиться
Нажмите «Пригласить на сессию» в меню с тремя точками
Выберите вкладку Публичная ссылка
Выберите, что должна показывать страница
Выберите, когда истечёт срок действия ссылки
Нажмите «Создать публичную ссылку»

На Mac и Windows ссылка копируется в буфер обмена сразу после создания. На iPhone и Android нажмите «Скопировать публичную ссылку».

Публичные ссылки не показываются в поиске, но и не являются закрытыми. Поисковым системам сообщается, что их не нужно индексировать, а в адресе содержится длинный случайный код, поэтому наткнуться на ссылку случайно невозможно. Но любой, кому вы её отправили, может переслать её кому угодно.

Выбор содержимого страницы

На странице можно показать шесть элементов, и вы выбираете их при создании ссылки:

Резюме: краткое резюме сессии. Включено по умолчанию
Подробные заметки: более длинный текст, если он есть у сессии
Задачи: пункты действий из сессии
Заметки к сессии: заметки, которые вы написали сами
Расшифровка: полный текст сказанного с именами говорящих
Чат с Hedy: ваши вопросы и ответы Hedy об этой сессии

Ваше отображаемое имя в Hedy показывается всегда, вместе с названием, датой и длительностью сессии. Аудио никогда не включается. Чтобы создать ссылку с резюме, у сессии должно быть резюме.

Подумайте, стоит ли включать расшифровку. В ней дословно записано то, что говорили другие люди. Публикуйте её, только если у вас есть их разрешение.

Содержимое ссылки фиксируется при её создании. Именно это не даёт изменить адрес вручную и увидеть больше, чем вы хотели показать. Чтобы что-то изменить, отзовите ссылку и создайте новую, а затем отправьте новый адрес тем, кому он ещё нужен.

Срок действия и отзыв

Выберите 7 дней, 30 дней, 90 дней или без срока. По умолчанию 90 дней. После истечения срока ссылка перестаёт работать, а сама сессия остаётся нетронутой.

Чтобы отозвать ссылку, откройте окно общего доступа сессии и нажмите «Отозвать ссылку» либо используйте Настройки → Аккаунт. Страница перестаёт работать сразу же. Отзыв не даёт открыть её новым людям, но не затрагивает копию, которую кто-то уже сохранил или переслал.

В разделе Настройки → Аккаунт для каждой активной публичной ссылки показано, сколько раз открывали её страницу, и дата последнего просмотра. Hedy считает просмотры, но не записывает, кто именно смотрел страницу.

Публичная ссылка или приглашение?

Используйте приглашение, когда доступ должен принадлежать конкретному человеку. Он входит в свой аккаунт Hedy, содержимое появляется в его списке сессий, а вы позже можете отозвать доступ.

Используйте публичную ссылку, когда человеку не нужно создавать аккаунт или когда заранее неизвестно, кто будет читать. Она подходит, чтобы отправить резюме клиенту, родственнику или группе.

Для всего конфиденциального, регулируемого или подпадающего под соглашение используйте приглашение. Публичная ссылка не может проверить, кто её читает.

Общий доступ к локальным сессиям (без облачной синхронизации)

Вы можете делиться отдельными сессиями, даже если полная облачная синхронизация у вас не включена. Так ваши данные остаются локальными, а нужные сессии вы открываете выборочно.

Откройте локальную сессию, которой хотите поделиться
Нажмите «Пригласить на сессию» в меню с тремя точками
Hedy загрузит в облако только эту сессию, чтобы ею можно было поделиться
Сессия остаётся доступной для общего доступа, а остальные ваши сессии по-прежнему хранятся локально

Это удобно тем, кто предпочитает хранить данные приватно, но время от времени должен поделиться конкретной встречей с коллегами.

Управление общим содержимым

Раздел «Общий доступ» позволяет управлять всеми вашими приглашениями:

Откройте Настройки, перейдите на вкладку Аккаунт, затем прокрутите до раздела Общий доступ
Там три вкладки:
- Мои приглашения: содержимое, которым вы поделились с другими
- Поделились со мной: содержимое, которым поделились с вами
- Ссылки: состояние созданных вами ссылок. Публичные ссылки тоже показываются здесь с пометкой «Публичная ссылка»
Чтобы отозвать доступ: найдите нужный пункт и нажмите «Отозвать доступ»
Следите за состоянием ссылок: видно, использованы они, истекли или активны

Как посмотреть то, чем поделились с вами

Когда кто-то делится с вами содержимым, вы получаете письмо со ссылкой
Общее содержимое автоматически появится в вашем обычном списке сессий и в темах

Чем делятся

Когда вы приглашаете кого-то в сессию или тему, он получает доступ только для чтения ко всему, что в ней есть:

Полные транскрипты: полная текстовая расшифровка сессии
ИИ-резюме: все созданные ИИ выводы, ключевые моменты и задачи
Метаданные сессии: дата, длительность и информация о теме
Будущее содержимое: для тем доступны и все сессии, добавленные позже

Публичная ссылка работает иначе. Вы выбираете, какие из этих частей показывать на странице, и выбор фиксируется при создании ссылки.

Конфиденциальность и безопасность

Ваша конфиденциальность защищена на всех этапах:

Нужен вход в аккаунт: приглашения по электронной почте и ссылки-приглашения не доступны публично. Чтобы открыть их, получатель должен войти в аккаунт Hedy. Публичные ссылки — осознанное исключение: они открываются без аккаунта
Защищённые токены: ссылки используют криптографически стойкие случайные токены
Защита одноразового использования: ссылку-приглашение можно использовать один раз. Публичную ссылку можно открывать сколько угодно раз, пока не истечёт срок её действия или вы её не отзовёте
Срок действия: неиспользованные ссылки-приглашения истекают через 7 дней. Публичные ссылки действуют столько, сколько вы выбрали при создании: 7, 30 или 90 дней либо без срока
Отзыв доступа: любой общий доступ можно мгновенно отозвать в разделе «Общий доступ»

Устранение неполадок

Получатель не получил приглашение по электронной почте

Проверьте адрес электронной почты на опечатки
Попросите проверить папки «Спам» и «Нежелательная почта»
Отправка писем асинхронная, подождите несколько минут
Попробуйте создать ссылку и отправить её напрямую
Проверьте, работают ли облачные функции (Cloud Functions) в вашем регионе

Получателя просят войти или создать аккаунт

Это нормально для приглашения по электронной почте и для ссылки-приглашения. Для обоих нужен аккаунт Hedy
Попросите создать бесплатный аккаунт или войти в существующий, а затем снова открыть ссылку
Для просмотра общего содержимого достаточно бесплатного аккаунта, платный тариф не нужен
Если человеку вообще не нужно создавать аккаунт, отправьте ему публичную ссылку. Публичная ссылка открывает сессию как веб-страницу без входа

Одноразовая ссылка сообщает, что срок её действия истёк или она уже использована

Одноразовую ссылку можно открыть только один раз
Неиспользованные ссылки автоматически истекают через 7 дней
После использования ссылка сразу становится недействительной
При необходимости создайте новую ссылку в разделе «Общий доступ»

Не удаётся найти общее содержимое

Общее содержимое появляется в ваших обычных списках сессий и тем
Ищите элементы с индикатором общего доступа
Откройте Настройки → Аккаунт → Общий доступ → вкладка «Поделились со мной»
Убедитесь, что вы вошли в нужный аккаунт
Попробуйте обновить список сессий, потянув его вниз

Нужно отозвать доступ к общему содержимому

Перейдите в Настройки → Аккаунт → Общий доступ
Откройте вкладку «Мои приглашения»
Найдите нужный пункт
Нажмите «Отозвать доступ», чтобы немедленно закрыть доступ

Публичная ссылка не работает у человека, которому я её отправил

Проверьте, не истёк ли срок её действия и не отозвали ли вы её
Убедитесь, что у человека адрес целиком. Мессенджеры и почтовые клиенты иногда разрывают длинные ссылки на несколько строк
Отправляйте ссылку ровно в том виде, как её скопировала Hedy, и не правьте адрес вручную
Если вы перенесли аккаунт на хранение данных в ЕС, ссылки, созданные до переноса, перестают работать. Создайте новые из перенесённого аккаунта

Публичная ссылка показывает страницу с сообщением, что она недоступна

Все нерабочие публичные ссылки специально показывают одну и ту же страницу, чтобы по ответу нельзя было определить, существует ли ссылка
Это означает одно из: срок действия ссылки истёк, вы её отозвали, сессия удалена или адрес неверен
Откройте окно общего доступа сессии и проверьте, активна ли ссылка

Я случайно поделился не тем

Сразу отзовите ссылку
Затем исходите из того, что любой, кто уже открыл страницу, мог сохранить увиденное. Если содержимое конфиденциально, сообщите об этом заинтересованным людям, а не рассчитывайте только на отзыв

Совет: создайте отдельную тему для содержимого, которым вы регулярно делитесь с командой. Если вы один раз поделитесь темой, все добавленные в неё позже сессии автоматически станут доступны получателям.